Assistant(e) de Direction - Office Manager F/H

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  • Contract type:  Permanent contract

  • Work time:  Full time

  • Localization Courbevoie

Company

VACOA et GINKO sont deux sociétés de conseil basées à PARIS et spécialisées en ingénierie industrielle chez VACOA et en systèmes d’information chez GINKO.

Nous sommes actuellement 60 collaborateurs et vivons une belle croissance. Pour continuer sur notre lancée, nous avons ouvert en juin 2021 une agence à Lille.

Post description

Dans le cadre de la structuration de nos services supports, nous recherchons notre futur(e) talentueux(se), ingénieux(se), ambitieux(se) Assistant(e) de Direction / Office Manager.

Tu auras donc l’immense responsabilité d’:

Être le bras de la direction pour :

  • Alimenter les outils de pilotage pour établir les tableaux de bords et KPI associés.
  • Réaliser le suivi des plans d’actions
  • Piloter la relation entre la société et ses fournisseurs.
  • Assurer le suivi et les mises à jour du SMQ (Système de Management de la Qualité)

Assurer la gestion administrative et comptable :

  • Administration des ventes : collecter de l’ensemble des informations puis établissement de la facturation clients.
  • Credit management.
  • Administration du personnel :
    • Centralisation des éléments de paye
    • Gestion du paiement des salaires, tickets restaurant et primes.
    • Traitement, contrôle et le paiement des notes de frais.
  • Piloter la gestion et l’archivage des différents documents d’entreprises
  • Comptabilité :
    •  Interlocuteur privilégié du cabinet d’expertise comptable, récupérer et transmettre l’ensemble des justificatifs comptables (Pré-comptabilité, gestion de la facturation clients et fournisseurs…)
    • Suivi et règlement des abonnements et factures d’achat

Piloter les moyens généraux :

  • Participer à l’organisation des évènements d’entreprise et séminaires d’entreprises.
  • Épauler notre chargé de communication dans ses activités de communication interne et externe.
  • Assurer la gestion des locaux (y compris l’organisation de déménagements).
  • Assurer la gestion du matériel et du parc de véhicule.
  • Être garant du bien-être dans l’entreprise.

Wanted profile

Nous te proposons :

  • Une très bonne ambiance de travaille avec des collègues au top.
  • Un environnement professionnel remarquable avec cours de sport, restaurants d’entreprise 5 étoiles au guide Michelin et une des plus belles vues sur Paris.
  • Nombreux événements type "Team Building", soirées festives et sportives.
  • Une direction créative et à l'écoute de ses collaborateurs.

Ton profil :

  • Tu es titulaire d’un Bac+2/+3 en science économique ou de gestion.
  • Tu as une première expérience réussie sur un poste similaire.
  • Nous recherchons un profil rigoureux et très organisé qui ne se laisse pas déborder facilement.
  • Tu es en mesure de gérer une grande diversité de sujets en parallèle et switcher de l’un à l’autre rapidement.
  • Tu as une personnalité dynamique, joviale et l'ambition d'apporter ta pierre à l'édifice.
  • On ne te demande pas d’avoir bac +12 et de parler six langues, mais on veut de l’envie et du panache !!

Réf: ee94d808-ae09-4d30-7e4e-08d9922363e6

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