Business Travel Manager/Responsable Voyages et Déplacements F/H

L'entreprise

We connect the word,

We connect People.

Avec plus de 700 000 km de systèmes sous-marin optiques déployés dans le monde, chez Alcatel Submarine Networks, carrière rime avec aventure, et quotidien avec innovation. Grâce à la synergie de nos équipes, nous concevons des solutions innovantes de haute technologie et développons des savoir-faire d’exception. Nous rejoindre c’est faire partie d’un collectif, nous rejoindre c’est connecter le monde avec nous ! Alors, prêt.e.s pour l’aventure ?

Description du poste

Être responsable de la gestion de toutes les activités de voyages d'affaires d'ASN. Il/elle est l'interface clé au sein d'ASN et avec les fournisseurs d'ASN pour toutes les questions liées aux voyages d'affaires des employés d'ASN (exceptionnellement pour certains sous-traitants lorsque cela fait partie de leur contrat avec ASN). Son rôle est également de maintenir à jour le processus E2E des voyages d'affaires et de s'assurer que tous les outils nécessaires (et les versions successives) sont mis en œuvre et opérationnels.

Ligne hiérarchique :

Rattaché(e) à un responsable QHSE qui rapporte directement au VP QHSE d'ASN.

Interlocuteurs & clients :

Interfaces internes : Toutes les directions et employés de l'ASN

Interfaces externes : Fournisseurs et prestataires de services liés aux voyages d'affaires

Mission principale

• Développer des règles de voyage
• Administrer et surveiller le processus de gestion des voyages E2E et tous les autres documents connexes.

• Proposer et participer à la mise en place de tous les environnements qui :

- contribue à la sécurité, la sûreté et la santé des employés d'ASN et couvre les risques des employés d'ASN pendant leurs voyages (assurance, assistance, formation aux risques pays, suivi des employés...)

• Définir une gouvernance entre tous les acteurs impliqués dans le processus de voyage E2E. 
• Diffuser les règles et procédures internes relatives aux voyages d'affaires
• Former les employés de l'ASN et leurs managers à l'utilisation des outils définis dans le processus de voyage E2E.
• Organiser et animer des réunions internes pour promouvoir la mise en œuvre des bonnes pratiques et le respect des politiques d'ASN.
• Définir et mettre en place une base de données de connaissances sur les voyages avec le support de l'IS&O.
• Développer un modèle de rapport pour l'activité des voyages d'affaires, le distribuer en interne et mettre en place un plan d'action basé sur l'analyse des tendances (i.e. nombre de voyages par an ...).
• Fournir des outils adéquats pour permettre une gestion efficace des voyages
• Travailler en collaboration avec IS&O pour identifier les outils et solutions les plus appropriés pour la gestion des voyages (tels que le suivi des voyageurs, la réservation des voyages, l'archivage des voyages, etc...) et participer à la configuration initiale des outils et à leur déploiement.
• Établir une communication pertinente et efficace avec les différents prestataires et fournisseurs opérant tout au long de la chaîne du voyage - avec le soutien de la Direction des Achats - afin d'assurer une qualité de services conforme aux exigences d'ASN.
• Former les fournisseurs/prestataires sur les processus ASN
• S'assurer que les processus ASN sont correctement reflétés dans les outils en coordination avec les Finances, les Achats, QHSE, les Contrôles Internes, les Ressources Humaines et le Délégué à la protection des données.
• Demander des rapports aux fournisseurs des outils.
• Organiser les voyages d'affaires
• Assister les employés afin que leurs déplacements se déroulent dans les meilleures conditions d'efficacité, de qualité, de sécurité et de sûreté.
• Assurer la liaison avec le responsable HSE et le responsable de la sécurité pour toutes les questions de sûreté et de sécurité liées aux voyages d'affaires.
• Contrôler régulièrement la bonne application des règles internes afin d'éviter tout abus ou insatisfaction et gérer les litiges potentiels, analyser les situations de non-conformité, définir des actions d'amélioration ou mettre en place des mesures pour éviter qu'elles ne se reproduisent avec les acteurs clés ; escalader vers le Comité Exécutif d'ASN, si nécessaire.
• Être le point de contact central en cas de gestion de crise et fournir une assistance efficace, un soutien à l'équipe de gestion de crise et aux employés d'ASN concernés et à leurs responsables.

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme universitaire
• Minimum 5 ans d'expérience en gestion de projet ou en gestion des fournisseurs ou dans un poste similaire
• Maîtrise de l'anglais

Compétences

• Compétences en gestion de projet
• Sens de l'urgence : capacité à réagir dans des situations de crise
• Capacité d'analyser et de synthétiser des données provenant de sources multiples
• Compétences interpersonnelles permettant d'expliquer et de convaincre les différents acteurs impliqués dans les décisions de voyage
• Bonne capacité d'adaptation pour faire face à des situations imprévues (accidents de transport, terrorisme, troubles politiques et sociaux, crises sanitaires, catastrophes naturelles, etc.)
• Exactitude, sens du service, responsabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité (ex. : voyages VIP)
• Dynamisme pour gérer des relations efficaces avec les différents services d'ASN.

Réf: fd8719ed-1eef-4000-e237-08d9c91d43c0