Assistante d'accueil, SAV et Facturation F/H

L'entreprise

Artem Recrutement du mot latin 'artem' qui signifie savoir-faire, talent, est un cabinet indépendant spécialisé dans le Recrutement, CDD, CDI et intérim notamment dans les métiers en tension ou à forte valeur ajoutée.

MISSION GÉNÉRALE / FINALITÉ

Sous les instructions du Responsable SAV et du Directeur SAV, vous assurez la gestion administrative des dossiers clients, contribuez à la planification des interventions techniques et au suivi des contrats, et garantissez la qualité de l’accueil physique et téléphonique. Vous êtes l'interface efficace entre les clients, les visiteurs et les équipes internes, dans un objectif de qualité de service et de satisfaction client.

DESCRIPTION DES ACTIVITÉS

1. Accueil, réception et standard téléphonique

• Assurer l’accueil physique des clients, fournisseurs, transporteurs et visiteurs ; identifier leur demande et les orienter vers le bon interlocuteur.
• Tenir le standard téléphonique : réceptionner, qualifier, filtrer et transférer les appels ; prendre et transmettre les messages et assurer les rappels nécessaires.
• Accueillir les clients déposant ou récupérant un véhicule ou un équipement à l’atelier ; recueillir les informations utiles et assurer la transmission aux équipes SAV.
• Vérifier les coordonnées clients, les informations du véhicule ou de l’équipement et les documents nécessaires à la prise en charge ; ouvrir ou compléter les ordres de réparation dans BLG.
• Organiser les rendez-vous d’accueil et de réception en coordination avec le Responsable SAV et les équipes atelier.
• Informer les clients de l’avancement de leur dossier selon les éléments validés par les équipes ; les orienter en cas de réclamation ou de litige.
• Réceptionner, trier et distribuer les courriers, colis et messages électroniques ; assurer le suivi administratif des demandes entrantes.
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, à la confidentialité des échanges et à la qualité de l’image de l’entreprise.

2. Gestion administrative du Service Après-Vente

·         Réceptionner les demandes SAV et recenser les besoins, contraintes et urgences.

·         Adapter le traitement selon la demande : panne urgente (transfert immédiat), maintenance ou intervention (transmission au Responsable SAV), litige (collecte des pièces pour analyse).

·         Ouvrir, renseigner et suivre les ordres de réparation dans BLG ; vérifier les accords d’intervention, engagements et bons de commande clients.

·         Établir les bons de commande de sous-traitance et de garantie.

·         Préparer et envoyer la facturation SAV

·         Assurer la gestion administrative des comptes clients et des dossiers de garantie

·         Traiter les dossiers de clients occasionnels, bloqués ou en litige, notamment les demandes de règlement préalable, en lien avec la comptabilité.

·         Préparer et suivi les contrats de location voiture dédiés aux clients ainsi que du personnel

3. Contrats de maintenance et visites générales périodiques (VGP)

·         Suivre les contrats de maintenance et tenir à jour les tableaux et bases clients.

·         Relancer les clients, recueillir les accords et contribuer à la planification des interventions.

·         Organiser administrativement les rendez-vous de maintenance et de VGP avec les équipes concernées.

·         Transmettre les rapports de contrôle VGP définitifs avec les factures correspondantes.

RESPONSABILITÉ HIÉRARCHIQUE / CONTRIBUTION AU SERVICE

·         Poste placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur SAV.

·         Contribuer à la planification des interventions des techniciens SAV.

·         Faciliter la clôture administrative et la facturation des interventions validées en interne et par les clients.

·         Assurer la continuité et la qualité de l’accueil et du standard dans le cadre de l’organisation du service.

RELATIONS DE TRAVAIL INTERNES / EXTERNES

·         Collaborer directement avec le Directeur SAV, les techniciens, l’atelier, la comptabilité et les autres services.

·         Être le premier point de contact des clients et visiteurs ; qualifier les demandes et orienter les urgences.

·         Assurer l’interface avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et agents (information, relances, planification et suivi).

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

Liste non exhaustive pouvant être modifiée ou adaptée selon les besoins

Poste à 39h à pourvoir dès que possible pour une durée de 6 mois en intérim avec possibilité de CDI

Horaires : 8h-12 :30 / 13 :30-17 :00 (sauf vendredi après -midi : 13 :30-16 :00)

Profil recherché

·         De formation bac +2 gestion PME/PMI ou Assistant manager, vous justifiez d'une première expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste similaire

.         Maîtriser BLG pour la création et le suivi des dossiers, des ordres de réparation et la mise à jour de la base clients.

·         Maîtriser les tâches administratives SAV : devis, facturation, relances, dossiers de garantie et VGP.

·         Maîtriser le Pack Office, la messagerie électronique et les outils de téléphonie / standard.

·         Faire preuve de sens de l’accueil, d’écoute, de courtoisie, de rigueur, de discrétion et de réactivité.

·         Savoir gérer plusieurs sollicitations simultanées, prioriser les urgences et transmettre une information fiable.

·         Participer à la transmission des procédures et à l’accompagnement interne selon les besoins du service.

·         Faire preuve d’initiative pour faciliter l’organisation du SAV et assister le Responsable SAV.

Réf: 493e5ec9-41b2-4162-a8b2-a6490696903d