Secrétaire Administratif F/H

L'Association

L’association Autisme en Île-de-France (AeIDF), active depuis plus de 30 ans, accompagne les personnes avec autisme en Île-de-France, de l’enfance à la vieillesse. Issue de la fusion de structures fondatrices, elle développe des accompagnements adaptés selon les recommandations de la HAS. AeIDF soutient plus de 500 personnes via 7 établissements, 3 services et divers dispositifs innovants à Paris, dans les Yvelines et le Val-de-Marne.

Description du poste

Principales missions:

Sous l’autorité hiérarchique du directeur et au service de l’équipe d’encadrement, , en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes :

 ➢ Assure l’accueil physique et téléphonique – trace les sollicitations – oriente vers la personne / le service concerné.S’assure que les réponses ont été apportées. 

 ➢ Gère les demandes des familles et des salariés, dont les déclarations d’accident du travail et les réclamations.

➢ Gère l’agenda instutionnel et les salles de réunion.

 ➢ Enregistre, trie et répartit les courriers, fax et les mails, organise les envois des courriers et circulaires.

➢ Assure la frappe et la mise en forme de documents de l’équipe de direction 

➢ Classe et archive numériquement les documents de l’établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers…) .

➢ Veille à la cohérence du SharePoint et de la tenue des outils métier. Est le référent RGPD.

 ➢ Transmet aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers

➢ Regroupe et assure le suivi du stock de fournitures administratives, gère les réapprovisionnements ou achats divers du service, assure le suivi des commandes et des livraisons

 ➢ Tient l’agenda institutionnel sur Outlook.

➢ Participe à la vie institutionnelle : Réserve les salles, Organise l’intendance et assiste à certaines réunions ; en fait le compte rendu sur demande de la Direction.

 ➢ Archive les comptes-rendus et les feuilles d’émargement. Garantit l’homogénéité de la traçabilité / émargement.

 

Ressources Humaines :

 ➢ Assure la finalisation du recrutement: formalités d’embauche, rédaction des contrats de travail, accueil des nouveaux salariés, remise des documents, programmation du parcours d’intégration et vérification de sa réalisation.
➢ Gère les informations des absences des salariés. Les traces sur le SI temps de travail. Organise le remplacement (gestion des plannings) en relation avec les chefs de service.

 ➢ Tient à jour les dossiers du personnel.

 ➢ Mise sous pli et distribution ou envoi des bulletins de paie.

➢ Suivre la prise en charge des résidents :

➢ Constitue et tient les dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l’assistante sociale.

➢ Assiste la personne en charge des dossiers sociaux des résidents et intervient sur certaines démarches sociale.

➢ Gère les dossiers de demandes d’admissions et liste d’attente.

 ➢ Suit la présence des résidents.

 ➢ Envoi des factures de contributions par mail.

 ➢ Génération des repas sur l’application HESTIA .

Vie institutionnelle :

➢ Organise l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veille à son actualisation.

➢ Participe à l’actualisation régulière des documents institutionnels.

➢ Assure la tenue et l’actualisation des classeurs de protocoles de l’établissement.

➢ Elabore des courriers ou notes à destination des familles.

➢ Planifie et organise les réunions institutionnelles et en assure l’intendance générales.

Profil recherché

Compétences métiers exigées:

•  Sens du service, du contact, organisé et rapide.
• Maîtrise Pack Office.
• Capacité à travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs

Qualifications: 

 • Titulaire, diplôme de secrétariat / d’assistance administrative ou d'un bac pro ou bac général

Qualités requises:

• Sens de l’organisation et de l’anticipation

• Esprit d’initiative et capacité à innover

 Compétences relationnelles et rédactionnelles Expérience souhaitée :

• Un an d'expérience dans un secteur de service ,

 • Expérience dans le secteur médico-social, idéalement auprès d’un public TSA( un plus)

Réf: 4cef00f0-136f-460c-91ac-6403ac2280df