Assistant Administratif BTP F/H

C² BTP Intérim

C² BTP Intérim est une agence à Antony (92), en région Île-de-France, spécialisée dans les métiers du Bâtiment, des Travaux publics et des Espaces verts.

Description du poste

C² BTP Intérim recrute pour un de ses clients un(e) "Assistant Administratif H/F" pour un poste basé à Bois d'Arcy (78).

Vous serez amener à effectuer les missions suivantes :

Suivi des dossiers 

Ouvrir un dossier chantier papier et sur serveur à partir d'un devis signé ou d'un bon de commande et sur logiciel OPTIM/BATIGEST 

Relance pour obtenir les devis et commandes signés

Préparer fiche de renseignement dus dossier chantier suivant contrat 

Mise à jour hebdomadaire du carnet de commandes sur la partie devis et commande

Dossier candidature AO
Préparer les documents administratifs pour les appels d'offres

Mise à jour des plateformes (attestations légales, Provigis, Viaco...)

Gestion administrative des dossiers chantier

Mise en forme des documents administratifs demandés , par le client DC4... PPSPS, DOE et autres documents sur demande

Elaborer les documents administratifs demandés par le client contrat de sous-traitance simple (relecture pour modification éventuelle)

Faire viser les contrats de sous-traitant - Acte spécial ou tout document faisant office de contrat à la direction

Suivre dossier QUALIBAT- transmettre et demander les attestations- Revoir la procédure 

Relancer les clients sur les devis en collaboration avec la direction

Préparation bordereau de suivi de déchets via Trackdéchets et l'envoyer au conducteur responsable

Social

Salariés permanents :

Pointages des heures 

Gestion des absences - avertir la RH et agences d'intérim

Demander les cartes RATP, badges, cartes BTP... pour les accès au chantier

Formation : récupération des attestations/ échanges: transmission à la RH 

Salariés intérimaires :

Pointages heures- contrôle - transmission aux agences

Demande prolongation des contrats - vérification des contrats- mise en signature - retour à l'agence d'intérim

Contrôle administratif lors des embauches intérimaires (permis, CI, titre de séjour...) suivre les mises à jour - Donner alerte 

Mettre à jour le tableau de suivi des intérimaires 

Accueil physique, téléphonique et réception des mails et de courriers 

Accueil physique aux bureaux de Bois d'Arcy

Réception des appels, prises de message, orientation des appels vers les différents services 

Boite mail contact : réception, traitement et diffusion de l'information : transmission aux personnes concernées, traitement des demandes si du domaine administratif

Traitement des courriers reçus , archivage et transmission

Gestion administrative diverse 

Frappe de courrier ou mail divers 

Rédaction de documents diverses (compte -rendus,...)

Tenir la liste du personnel à jour

Suivi des véhicules avec les conducteurs de travaux (déclarations de sinistres, transmission des factures , demande de papiers...)

Gestion des dossiers sous-traitant

Compétences autres

Utilisation du logiciel OFFICE

Utilisation du logiciel OPTIM BATIGEST 

Utilisation des outils bureautiques (Outlook, Teams, Internet...)

Profil recherché

Vous possédez une expérience d'au moins 2 ans sur ce poste

Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse, organisée et ayant le sens de l'anticipation et des responsabilités

Vous avez un bon relationnel et vous aimez travailler en équipe

N'hésitez pas à nous faire parvenir votre candidature, si ce poste vous intéresse !

Réf: 6c66f0ee-791e-4b7a-8ff1-2a28c005abd8