Assistante Administrative / Office Manager (H/F)

L'entreprise

Le Groupe Diderot Éducation est aujourd’hui l’un des groupes leaders de l’enseignement privé en France. Allant du Bac+1 au Bac+5, il se distingue par l’encadrement des jeunes à travers la pédagogie de projets et par les valeurs qu’il revendique.

Dans l'enseignement supérieur, Diderot Education se déploie sur 8 Campus représentant plusieurs écoles : 

• le Cours Diderot : dispensant des formations en BTS, en bachelors 3ème année, et en Masters ;
• l'EDNH : École spécialisée dans la Nutrition du Bac +3 au Bac+5 ;
• l'EGPN : École spécialisée dans l'Environnement et l'expertise naturaliste;

Description du poste

Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative, nous recherchons une Assistante Administrative / Office Manager pour notre siège social situé dans le 11e arrondissement de Paris (proche République). En tant que membre clé du service, vous jouerez un rôle central dans le soutien administratif et logistique du groupe.

Vos missions principales

Gestion administrative des opérations financières et de la facturation

• Enregistrement des règlements étudiants : Suivre les paiements des étudiants, enregistrer les règlements (virements, chèques, etc.), et effectuer les relances en cas de retard. Vous serez en contact régulier avec les étudiants pour les informer et répondre à leurs questions sur leur situation de paiement.

• Gestion de la facturation des OPCO (Opérateurs de Compétences) : Assurer la facturation des formations dans le cadre de l’alternance, avec un suivi rigoureux des dossiers OPCO pour garantir le bon déroulement des financements.

• Suivi des procédures de recouvrement : Mettre en place des relances, suivre les impayés, et coordonner avec les services concernés pour les actions de recouvrement, tout en maintenant une communication professionnelle et constructive avec les débiteurs.

• Édition et suivi des factures fournisseurs et clients : Veiller à l'exactitude des informations de facturation, vérifier les documents justificatifs, et enregistrer les paiements.

Gestion des locaux et des ressources matérielles

• Location de locaux : Participer à la gestion des locations et sous-locations de salles pour les formations et événements, en coordination avec les besoins spécifiques des campus. Suivre les contrats de location et de prestation pour assurer la bonne gestion des espaces.

• Gestion des fournitures et équipements : Passer les commandes de fournitures de bureau, gérer l’inventaire et assurer le bon approvisionnement de l’équipe. Veiller à ce que les espaces de travail soient fonctionnels et bien équipés.

• Maintenance et suivi des prestataires : Superviser les interventions techniques des prestataires (nettoyage, réparations, maintenance) et gérer les contrats de prestation pour les services de sécurité, d'entretien, et d’assistance technique.

Support administratif aux équipes et coordination logistique

• Assistance aux équipes de campus : Soutenir les équipes dans leurs besoins logistiques et administratifs, notamment en cas d'événements ou de déplacements inter-campus, en leur fournissant des ressources et en gérant les aspects pratiques de leurs missions.

• Soutien à la paie : Rassembler et transmettre les éléments variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires, etc.) au service des ressources humaines.

• Gestion de l’archivage et des documents administratifs : Maintenir un classement rigoureux des dossiers administratifs et financiers, veiller à l’archivage numérique et physique des documents essentiels pour assurer un suivi efficace et une traçabilité des opérations.

Tâches complémentaires de gestion administrative

• Élaboration et suivi des reportings financiers : Collaborer avec le service comptable pour fournir les informations nécessaires et établir des reportings mensuels ou trimestriels.

• Coordination des facturations spécifiques : Assurer la gestion de dossiers de financement et de subventions en lien avec les différents organismes de formation ou financeurs publics et privés.

Participation à l’amélioration des process administratifs : Proposer et mettre en place des solutions pour optimiser les procédures administratives et fluidifier les processus internes.

Profil recherché

• Diplôme : Bac+3 minimum dans un domaine lié à la gestion, l’administration, ou équivalent.

• Expérience : Une expérience en gestion administrative ou comptabilité, idéalement dans une PME ou un organisme de formation, est souhaitée.

• Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, logiciel de facturation et gestion de paie) ; des connaissances en gestion des OPCO et du financement de la formation professionnelle seraient un plus.

Compétences personnelles

• Rigueur et organisation : Gestion des échéances multiples et capacité à travailler avec minutie sur des tâches financières et administratives.

• Qualités relationnelles : Aisance dans la communication, tant avec les étudiants qu’avec les partenaires externes, pour instaurer un climat de confiance et de collaboration.

• Autonomie et sens de l’initiative : Capacité à organiser votre travail de manière indépendante, avec un souci constant d’efficacité et d’optimisation des process.

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Diderot Éducation, nous cultivons une ambiance jeune et collaborative, où chaque membre contribue activement au bon fonctionnement et à la réussite de l’organisation. Vous rejoindrez une équipe dynamique et accueillante, au sein d’un groupe en pleine expansion dans le domaine de l'éducation privée.

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