Assistant(e) administrative F/H

Description de l'entreprise

Diderot Education est une structure dynamique et en croissance dans le secteur de l’enseignement supérieur. En tant que pilier du soutien administratif, financier et comptable, nous recherchons un(e) Assistante Administrative polyvalent(e) pour renforcer notre équipe. Vous exercerez vos missions au sein de la fonction administrative, financière et comptable de l'entreprise, en lien direct avec la Direction Générale.

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous prendrez en charge diverses missions administratives, comptables, financières et logistiques. En collaboration avec nos différents services, vous assurerez la bonne tenue et le suivi des opérations essentielles à la gestion quotidienne de l’entreprise.

Voici un aperçu non exhaustif des principales missions qui vous seront confiées :

Assistance Comptable

• Gestion des factures : Enregistrement et paiement des factures, classement et transmission des pièces comptables au cabinet d’expertise.

• Notes de frais : Préparation et mise en paiement des notes de frais.

• Suivi de la trésorerie : Gestion des mouvements de trésorerie et suivi des soldes.

Assistance Financière

• Édition de virements : Préparation des ordres de virement et rapprochements bancaires.

• Encaissements : Traitement des encaissements et enregistrement des données bancaires (RIB, etc.).

Assistance Achats et Logistique

• Suivi des achats : Commandes de matériel et de fournitures, rapprochement devis/bon de commande, suivi de la réception des matériels et gestion des stocks et inventaires.

• Prospection fournisseurs : Recherche et sélection de fournisseurs en fonction des besoins de l’entreprise.

Assistance Commerciale

• Gestion des règlements : Enregistrement des paiements clients et édition de devis et factures.

• Traitement des dossiers clients : Suivi administratif des dossiers, saisie d’informations, relance pour les pièces manquantes et mise à jour des données.

• Relance des paiements : Suivi des retards et gestion des impayés.

Assistance Ressources Humaines

• Données salariales : Préparation des relevés d’heures, transmission des variables de paie au cabinet comptable, vérification des bulletins de paie.

• Entrée et sortie du personnel : Gestion administrative des embauches et départs, transmission des documents nécessaires.

Assistance Juridique

• Litiges : Remontée et suivi des litiges en lien avec les services concernés.

Assistance Logistique et Organisation

• Réservations : Prise de rendez-vous et organisation des voyages professionnels des personnels.

Assistance générale : Gestion du courrier, classement, distribution et archivage des documents.

Profil recherché

• Diplôme : Bac+3 minimum dans les domaines de la gestion, comptabilité, ou administration.

• Expérience : Une première expérience dans une fonction similaire est souhaitée.

• Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion comptable ; connaissance des procédures administratives et des processus financiers.

Compétences personnelles

• Rigueur et sens de l’organisation : Vous êtes structuré(e), méthodique, et savez prioriser vos missions.

• Polyvalence : Vous savez jongler entre plusieurs tâches, tout en restant efficace.

• Aptitudes relationnelles : Bon communicant(e), vous saurez échanger efficacement avec les fournisseurs, les clients et les équipes internes.

Pourquoi rejoindre Diderot Education ?

Nous vous offrons un environnement de travail collaboratif et stimulant, avec des missions variées et des responsabilités enrichissantes. En rejoignant Diderot Education, vous participerez activement à notre croissance et contribuerez au bon fonctionnement administratif de notre structure.

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