Secrétaire de Direction F/H

L'entreprise

L’École alsacienne est un établissement privé laïque, sous contrat d’association avec l’État, reconnu d’utilité publique et fondé en 1874.

Située dans le 6e arrondissement de Paris, l’École alsacienne est composée d’une école maternelle, d’une école élémentaire, d’un collège et d’un lycée et scolarise 1800 élèves.

site Internet : www.ecole-alsacienne.org

adresse : 109 rue Notre-Dame-des-Champs 75006 Paris

Description du poste

Nous recherchons, en contrat à durée indéterminée, un(e) secrétaire de direction.

Missions principales

• Secrétariat du directeur:
• Accueil téléphonique et physique ;
• Réponse aux courriers et courriels, transmission des informations, suivi des demandes, archivage et classement ;
• Prise de rendez-vous, organisation des agendas, des réunions (réservation de salle, convocations et préparation des dossiers préalables), des réunions institutionnelles (Comité d’Administration, conseils de discipline…), des inspections et des déplacements ;
• Participation à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l’Ecole : rassemblement des états récapitulatifs émanant des différents services puis mise en forme sous forme de tableaux, graphiques, ou tableaux de bord ;
• Gestion des bourses d’Etat et des bourses privées.

• Communication
• Interface entre la direction générale et les différents services de l’Ecole, les parents, le Conseil d’Administration, le personnel, les autorités rectorales et ministérielles, et la presse.
• Rédige et diffuse des notes de services et des comptes rendus de réunion

Profil recherché

Titulaire d’un BAC+2 (BTS de secrétariat ou d’un diplôme professionnel homologué) ou de 5 ans de pratique professionnelle, vous souhaitez mettre vos qualités d’accueil et d’organisation au service de notre école et de son projet d’établissement.

Vous êtes :

• efficace, rigoureux(se) et organisé(e)

• accueillant(e) et à l’écoute des adultes comme des plus jeunes

• très à l’aise à l’écrit comme à l’oral

• respectueux(se) des procédures et de la confidentialité

• très à l’aise avec les outils numériques

Vous savez :

• communiquer avec politesse et sens de l’accueil

• rédiger clairement dans le respect de la langue française

• utiliser parfaitement les logiciels de traitement de textes, les tableurs et leurs fonctions avancées (publipostage, tableaux croisés dynamiques, etc.) et de présentation

• réaliser des mises en page efficaces

• travailler en équipe

Vos atouts (ce serait un plus) :

• vous utilisez déjà les outils Google

• vous maîtrisez l'anglais à un niveau C1 (écrit et oral)

• vous avez une bonne connaissance du système éducatif

• vous utilisez les réseaux sociaux et des outils multimédias (web, vidéo, etc.)

Réf: fab4a6a4-57ca-4787-b26d-b1244c6973ab