Stage - Assistant de direction F/H

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  • Etablissement :  Emera Résidence La Tournelle

  • Type de contrat :  Stage

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu La Garenne-Colombes

L'entreprise

Créé il y a 30 ans, Emera est devenu le 7ème groupe privé de résidences retraites en France. Il marque sa différence à travers plus de 80 établissements hauts de gamme, résidences retraites et résidences séniors, en France et en Europe. Cette entreprise construite autour de valeurs fortes offre des conditions de travail idéales.

Alors, n'attendez plus et rejoignez la résidence La Tournelle !

Description du poste

Stage 1 à 2 mois à pourvoir dès que possible

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l'établissement, vous vous associez pleinement à ses missions afin d'optimiser au quotidien la gestion de la résidence.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Accueil/administratif

  • Accueillir les résidents et veiller à leur confort
  • Assurer la transmission des informations en interne et externe
  • Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
  • Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison

Assistance du directeur

  • Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
  • Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
  • Réaliser un suivi d’activité (reporting…)
  • Assurer des ouvertures/fermetures et permanences de week-end

Paie/RH

  • Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…)
  • Suivre les conditions d'exécution d'un contrat ;
  • Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
  • Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
  • Suivre les planning
  • Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
  • Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
  • Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
  • Devenir l'interlocuteur des salariés sur les questions sociales
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Comptabilité

  • Envoyer les factures fournisseurs au siège
  • Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs
  • Contrôler l’encodage et le classement administratif des pièces comptables
  • Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d'accueil
  • Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies
  • Effectuer les relances clients
  • Suivre la caisse

Profil recherché

  • Vous préparez un diplôme de niveau Bac +2/3 à Master1/2 Assistant de direction/comptabilité/gestionnaire de paie/management des établissements médico-sociaux ou équivalent.
  • Vous connaissez obligatoirement le secteur médico-social et/ou des EHPAD
  • Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et collaboratifs (Pack office et Teams notamment)
  • Vous êtes rigoureux(se), discret(e), organisé(e).
  • Vous avez une forte éthique professionnelle.

Réf: c4f36b52-0e40-4d4e-bc80-b38c4922abf4

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