Assistante administrative et juridique F/H

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Dans le cadre de son développement HABITAT DE L’ILL, recherche un ASSISTANT ADMINISTRATIF ET JURIDIQUE (H/F) basé à ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN.

Hiérarchiquement rattaché au Secrétaire Général, votre mission principale est d’assister sur le volet administratif l’équipe du secrétariat général (4 collaborateurs) qui exerce des activités fonctionnelles dans le domaine juridique (vie des sociétés, immobilier, assurances, marchés publics).

Vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat de la direction :

• accueil physique et téléphonique,
• prise de rendez-vous / organisation de réunions,
• suivi des agendas et des plannings de l’équipe,
• rôle d’interface avec les interlocuteurs internes et externes,
• réception et tri du courrier,
• rédaction de comptes rendus,
• rédaction de courriers,
• constitution de dossiers,
• mise à jour des tableaux de suivi et outil de pilotage,
• classer et archiver.

Et par champ d’activité, vous serez plus particulièrement amené à réaliser les missions suivantes :

Marchés publics

• Réalisation des tâches administratives liées à une consultation de marché public

- Enregistrement des dépôts

- Constitution des pièces administratives du marché

- Enregistrement de l’analyse

- Rédaction et envoi des lettres de refus

- Réalisation des copies et scans des pièces du marché

- Rédaction et envoi des notifications et ordres de service

- Classement et archivage

• Organisation des invitations aux commissions (CAO/CT)
• Suivi des consultations de faibles montants
• Réalisation du recensement économique annuel des marchés
• Rédaction du rapport annuel sur l’exécution des marchés
• Constitution des actes de dépôt des opérations en accession à la propriété, en relation avec les autres services,
• Constitution des dossiers témoin pour les opérations en accession à la propriété,
• Mise à jour des matrices des contrats de réservation acquéreurs
• Gestion des avis des domaines (procédure de saisine dans le cadre de nos projets d’acquisition)
• Traitement et suivi des demandes de revente ou mise en location des accédants dans le cadre de la clause anti-spéculative,
• Rôle d’appui sur les aspects de la vie des sociétés mère et filiale (Conseil d’administration, Conseil de Surveillance, Assemblée générale Ordinaire et Extraordinaire)
• Suivi des mouvements du sociétariat dans le cadre de notre statut de société coopérative (Entrées et sorties des sociétaires / gestion des parts sociales),
• Assurer le suivi des conventions entre la société et des tiers,

Droit immobilier

• Constitution des actes de dépôt des opérations en accession à la propriété, en relation avec les autres services,
• Constitution des dossiers témoin pour les opérations en accession à la propriété,
• Mise à jour des matrices des contrats de réservation acquéreurs
• Gestion des avis des domaines (procédure de saisine dans le cadre de nos projets d’acquisition)
• Traitement et suivi des demandes de revente ou mise en location des accédants dans le cadre de la clause anti-spéculative,
• Rôle d’appui sur les aspects de la vie des sociétés mère et filiale (Conseil d’administration, Conseil de Surveillance, Assemblée générale Ordinaire et Extraordinaire)
• Suivi des mouvements du sociétariat dans le cadre de notre statut de société coopérative (Entrées et sorties des sociétaires / gestion des parts sociales),
• Assurer le suivi des conventions entre la société et des tiers,

Vie des sociétés

Vous serez également amené à effectuer la gestion des abonnements et documentations diverses pour l’entreprise.

Vous devrez rendre compte de l’avancement des missions et des projets qui vous seront confiés et informer le secrétariat général des problèmes rencontrés.

La liste des tâches ci-dessus n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer ou d’être modifiée afin d'adapter la fonction à l'évolution de la politique et des structures de l'entreprise.

Profil recherché

Aptitudes professionnelles :

• Capacité rédactionnelle
• Rigueur
• Gestion des priorités
• Dynamisme et aisance relationnelle
• Polyvalence
• Autonomie
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Pack office / logiciel MARCOweb / AWS / SPO)

Description du profil :

De formation Bac+2 en droit, type DUT carrières juridiques ou AES, vous justifiez de 1 à 2 ans d’expérience minimum

Avantages et Rémunération: Convention Collective Nationale du personnel des sociétés coopératives d'HLM

• Mutuelle
• Titres restaurants
• Intéressement
• Prime vacances
• RTT
• Horaires flexibles 37h/semaine

Réf: d96a6c20-4459-4749-2dbd-08d7ce77da5a