Assistant(e) maîtrise d'ouvrage (H/F)

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Du fait de son positionnement à l’articulation de l’ensemble des membres de l’équipe, l’Assistant(e) maîtrise d’ouvrage est garant(e) de l’harmonisation des outils, méthodes et pratiques entre les Chargés d’opérations et pour les sujets entrant dans son champ de compétence, notamment le suivi des courriers, correspondances clients, classement des documents papiers ou informatique.

L’Assistant(e) Maîtrise d’ouvrage est hiérarchiquement rattaché(e) au Responsable du département Accession.

Ses principales missions sont notamment :

Administration du service :

• Assurer les tâches administratives du département
• Assurer le reporting des opérations
  
• Assurer le suivi administratif des opérations 
• Assurer la gestion administrative des dossiers de consultation, d’appel d’offre et de suivi des marchés selon procédures adaptées

Le suivi administratif et financier des opérations :

• Participer à la préparation et au suivi des dossiers de financement y compris préparation du dossier à déposer,
• Dépôt et suivi de l'instruction des permis de construire, affichage, constats, déclaration préalable...
• Gestion des bons de commande, marchés, OS, avenants, suivi des demandes de sous-traitance
• Accompagnement sur les branchements et débranchements des concessionnaires,
• Participer à la préparation de la clôture administrative et financière des opérations

Traiter directement certains dossiers et en assurer l'organisation et le suivi :

• Garantir la mise à jour des informations relatives aux opérations de maîtrise d’ouvrage figurant dans les outils métiers (notamment ESTIA et SPO),
• Centraliser et mettre les jours les données nécessaires à la constitution du dossier de commercialisation des opérations
• Référent(e) MARCOWEB au sein du service pour centraliser les achats et réaliser les saisies dans l’outil,
• Elaboration, suivi et clôture des dossiers d’assurance pour toute nouvelle opération
• Planification et préparation de la livraison client des logements

Profil recherché

Formation et expérience :

• Bac+2 en gestion, assistanat ou secrétariat
• 2 ans d'expérience sur un poste d'Assistant(e), idéalement chez un bailleur social / architecte / promoteur / et plus largement dans le BTP.

Profil :

• Maîtrise du pack office et plus généralement des outils bureautique
• Aisance téléphonique
• Organisation
• Bon relationnel
• Sens du service
• Capacité à travailler en équipe

Réf: 23ec59c9-d5bf-4059-bcbf-08d95d81dd46