Office Manager Junior F/H

L'entreprise

HESPERIE CONSEIL est un cabinet de conseil spécialisé en Finance des Marchés et Asset Management. 

HESPERIE CONSEIL propose ses prestations haut de gamme aux institutions du monde de la finance, Banques de Financement et d’Investissement, Asset Managers et autres acteurs de «l’industrie financière». 

Description du poste

Contexte

Nous recherchons notre future pépite ; un stagiaire ou alternant partageant nos valeurs et recherchant une première expérience professionnelle riche et épanouissante.

Le poste est situé dans les locaux de Taleo Paris, au cœur du 2è arrondissement et face au Palais Brongniart.

Ton rôle

Tu seras le bras droit de notre Office Manager Senior, qui pilote la France, le Portugal & Singapour.

Tes principales missions seront axées sur l’entité française et divisées en 3 grands volets :

1) RH :

• Gestion administrative quotidienne : Effectuer les activités administratives quotidiennes dans le domaine des ressources humaines ; gestion de la flotte de voitures de l'entreprise, assurance, tickets restaurant, fournitures informatiques, comptes de dépenses, etc.

• Gestion des entrées et sorties : préparer les documents d'entrée et de sortie, préparer les matériels, recevoir les matériels,

• Participation aux projets stratégiques du département

• Gestion des déplacements des collègues

2) ADMIN & Finance :

• Fournir un soutien administratif général

• Suivi des feuilles de temps de nos consultants et s'assurer qu'elles sont approuvées

• Mettre à jour la base de données (fusionner les comptes en double, vérifier l'exactitude des données, etc.)

• Vérification de l'exactitude des rapports générés

• Gestion de la boîte aux lettres générale

• Aider à diverses tâches administratives au besoin

• Aider à maintenir des systèmes de classement organisés et à jour pour les documents financiers et administratifs

• Effectuer les activités comptables et financières quotidiennes

• Aider à la préparation des états financiers et des rapports

• Collaborer avec le comptable externe responsable de la TVA et des processus de clôture mensuelle sous la supervision du responsable.

3) Office Management :

• Assurer l'efficacité du bureau et gérer les contacts avec tous les fournisseurs liés au bureau

• Gérer les achats de bureau et les envois

• Superviser la maintenance du bureau, en s'assurant que les fournitures et l'équipement sont bien stockés et prêts à être utilisés

• Fournir une assistance pour diverses tâches administratives, au besoin

• Aider à maintenir des systèmes de classement organisés et à jour pour les documents financiers et administratifs

• Soutenir l'organisation d'événements d'entreprise (apéritifs, conférences, formations, etc.)

Profil recherché

Le profil que nous recherchons :

• Bonne connaissance de la suite Office (Excel, Word, etc.)

• Bon esprit d'équipe & respect de la confidentialité

• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de gestion du temps

• Proactivité, dynamisme, sociabilité & envie de travailler en équipe

• Maîtrise du français de manière bilingue, un Anglais courant serait un véritable atout comme nous travaillons dans un contexte international.

Les + à savoir :

- Process de recrutement : tu rencontreras dans un premier temps un des Talent Managers de Taleo Paris, puis tu rencontreras l’Office Manager de Paris et enfin, l’Office Manager Group ainsi que le Directeur de l’entité parisienne.

- En termes de contrat, nous sommes ouverts à un stage d’une durée minimale de 6 mois ou à une alternance ! (Gros + si tu cherches un stage de fin d’études 😊) - date de démarrage asap ou à convenir.

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