Assistant(e) de Direction F/H

L'entreprise

⭐ Partager nos valeurs : Engagement, Excellence, Innovation.

👩‍💻 Rejoindre des collègues investis dans une mission d'utilité publique et innovante.

💯 Travailler avec des équipes motivées pour garantir un haut niveau d’expérience adhérents.

Description du poste

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant (e) de Direction en CDI pour assister Séverine, Directrice de l'Offre Gestion Economique, Financière et Achats (DOGEFA), et Jérôme, Directeur de l'Offre Gestion du Patient (DOGP).

La DOGEFA et la DOGP comptent chacune une centaine de collaborateurs aux profils techniques IT (Développeurs, Chefs de Projets, Products Owners, Chefs de Produits)  localisés sur Toulouse et Amiens et répartis sur 6 Managers. les 2 Directions ont le même fonctionnement au quotidien et la même logique organisationnelle mais pas du tout les mêmes interlocuteurs au sein des établissements de santé pour qui elles travaillent. La DOGP s'adresse directement aux Patients et aux Bureaux des Entrées & Admissions des Hôpitaux. La DOGEFA, quant à elle, s'adresse plus particulièrement aux fonctions supports dites de gestion économique, gestion financière, des achats, des approvisionnements et gestion logistique des centres hospitaliers (CHU).

Vous aurez pour missions en priorité de soulager la charge administrative des 2 Directions dans leur quotidien :

• gestion des agendas 
• organisation des réunions avec préparation des ordres du jour
• élaboration de présentation et mise en page de documents synthétiques pour la Direction Générale
• organisation et optimisation des déplacements (avec établissement des notes de frais)
• saisies des données administratives des équipes dans nos logiciels (temps, congés, télétravail, projets, ordres de mission)
• participation active à l'organisation d'événements (journées utilisateurs, ...) et de séminaires (d'équipe ou techniques)
• suivi des achats, des budgets et des demandes de prestations en lien avec la cellule des marchés
• organisation des comités de pilotage des projets et consolidation des données (reporting, statistiques, indicateurs)
• centralisation des plannings et apport d'un support sur la gestion documentaire de nos offres logicielles
• mise à jour de notre base de données utilisateurs, adhérents et clients, pour chacun des domaines (DOGEFA et DOGP)
• participation à nos réunions (comités de pilotage et réunion de management) et rédaction de comptes-rendus
• suivi et diffusion des Indicateurs, des synthèses (CR) et des plans d'actions validés aux équipes internes

Profil recherché

Vous avez le sens du rythme et des priorités, vous savez tenir les échéances et vous ne connaissez pas encore notre métier ? Ce n'est pas un frein, vous apprendrez tout pendant votre période d'intégration, sauf la gestion de projets qui est un pré-requis pour nous. Vous avez déjà travaillé en environnement informatique, c'est un atout pour ce poste.

Vous avez une expérience en Assistanat de Direction et / ou en PMO. Que vous soyez Bac+2 confirmé ou Bac+5 "faux" débutant, ce qui fera la différence sera votre polyvalence, votre adaptabilité et votre motivation. Avec de l'implication, de la réactivité et un bon esprit de synthèse, vous réussirez ce challenge d'avancer sur les sujets demandés à forts enjeux pour nos 2 Directions sans vous laisser déborder. 

Reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et rédactionnelles, vous savez mettre en forme et présenter les décisions, les actions et les messages à relayer. Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils de gestion de projets. 

Rejoindre le Mipih, c’est intégrer des équipes à taille humaine et passionnées où règnent la satisfaction client et le sens du service public. 

Réf: 0079bea4-3ec9-4c4c-b71e-2a56f00dcf4a