Administrative Officer / Chargé d'administratif F/H

L'entreprise

Établissement d’enseignement supérieur privé, Rennes School of Business est une école internationale de management située à Rennes & Paris et compte 5000 étudiants. La mission de Rennes SB est de préparer, au travers de l’enseignement et la recherche, des managers responsables et innovants à agir efficacement dans un environnement globalisé. Rennes SB se distingue par un corps professoral unique avec près de 90 % de professeurs permanents internationaux représentant 40 nationalités différentes.

Description des missions

Dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un profil disponible à partir de mi-mai pour assurer au sein du Career Centre CFA le suivi administratif des stages et le suivi pédagogique associé.

Votre action s’articule autour de 3 axes :

Accompagner et assurer la contractualisation des expériences professionnelles et le suivi en entreprise :

• Assurer la validation des stages : étude de la fiabilité des demandes, validation des critères en adéquation avec le programme concerné ;

• Coordonner l’administratif des conventions dans un délai optimal : édition des conventions, signature des parties prenantes, modifications et éditions d’avenants ;

• Assurer la communication étudiante et entreprise, via mails, Zendesk ;

• Répondre aux demandes des entreprises sur des questions relatives aux aspects administratifs et légaux ;

• Être le contact des étudiants durant leur expérience professionnelle : répondre à leurs questions, leur transmettre des informations, résoudre leurs problèmes et savoir solliciter d’autres services/parties prenantes si besoin ;

• Communiquer les points de blocage et les difficultés rencontrées au Responsable ou au Chargé Amélioration Continue, selon le sujet.

Assurer la validation des expériences professionnelles :

• S’assurer du bon envoi et de la bonne réception des évaluations de fin de période en entreprise ;

• Organiser et participer aux Exam Boards du Career Centre CFA : validation des notes et critères pédagogiques ;

• Communiquer aux étudiants les résultats entérinés durant l’Exam Board ;

• Identifier et gérer les cas de rattrapage : adresser les modalités de rattrapage aux étudiants concernés, réceptionner les épreuves, assurer leur mise en correction et la communication des résultats post correction ;

• Préparer les jurys de sortie du programme concerné : récapituler individuellement les parcours de chaque étudiant et vérifier la validation de leurs obligations professionnelles.

Collaborer à la vie de l’équipe, du service Career Centre CFA et du département Relation Ecole-Entreprises

• Participer activement aux différentes réunions, événements et projets du Career Centre CFA et Département Relations Ecole – Entreprises ;

• Contribuer à l’amélioration continue du service et à la rédaction des process, partager les bonnes pratiques ;

• Mettre à jour les tableaux de bord, s’assurer de la fiabilité des données entrantes sur le CRM (Hubspot) ;

• Détecter les opportunités de placement et être prescripteur auprès des entreprises.

Votre profil

Vous êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et sens du service.

Compétences clés : 

• Grande rigueur dans la gestion de dossiers ;

• Capacité à suivre et analyser des tableaux de bord, vérifier des données et respecter des délais ;

• Aisance avec les outils numériques ;

• Excellente communication écrite et orale ;

• Sens du service et pédagogie auprès des étudiants ;

• Capacité à répondre à des questions variées, à expliquer des règles, à rassurer, cadrer et accompagner ;

• Savoir prioriser et suivre plusieurs situations simultanément ;

• Goût pour le travail collaboratif (réunions, projets transverses) ;

• Anglais avancé.

Ce qui peut faire la différence :

Une connaissance du cadre législatif stages et/ou une 1ère expérience en gestion administrative du personnel/RH.

Informations complémentaires :

• Rémunération sur 13 mois
• 23,5 jours de RTT / an
• Restaurant d'entreprise avec subvention
• CSE 
• Salle de sport

Réf: 0fd27843-78fd-4142-93fc-ceef1bfbcdba