Assistant.e Administratif.ve_SIE SEVAD_CDD_Temps Plein_Saint Brieuc F/H

Description de l'association

Qui sommes nous ?

Implantée en Ille-et-Vilaine et dans les Côtes d’Armor, Altera est une association née le 1er juillet 2026 de la fusion de la SEA 35 et de l'Asfad.

Héritière de 125 ans d'engagement social, Altera existe pour que chaque enfant, chaque femme, chaque personne fragilisée ne traverse pas seul·e les épreuves de la vie.

Altera repose sur un socle de valeurs ; humanistes, solidaires, féministes, enfantistes et militantes.

Notre ambition : mieux défendre et assurer le droit, de toutes et tous, femmes, enfants et adultes en précarité, à une vie plus digne, plus sûre et plus désirable.

Dans un contexte social toujours plus difficile, ensemble nous sommes plus forts pour faire résonner la solidarité

En quelques chiffres :

574 salarié.es / 30 établissements / plus de 20 000 personnes accompagnées

Description du poste

Principales activités du poste

• Assure l’accueil téléphonique, numérique et physique ;
• Traite le courrier du service entrant : ouverture, traitement, parapheur, et trace le courrier sortant à l’endroit des usagers et services partenaires ; 
• Fait circuler de l’information à l’interne du service (courrier, mail, message téléphoniques) ;

• Assure la transmission des documents (papier et dématérialisés) entre le service et les services du siège (factures, fiches de déplacement, documents administratifs, prépaie et dossier des personnels);

• Assure le classement et l’archivage numériques des dossiers selon les modalités respectives pour chacun des services du site ;
• Tient les tableaux nécessaires au suivi des mesures et les bases de données des situations évaluées ;

·         Actualise, adapte et créé des outils de suivi d’activités ;

·         Met en forme les rapports d’activité et statistiques ;

• Tient les bases de données liées à la gestion du service ;
• Gère les stocks et commandes (papier, numériques) ;
• Ouvre des comptes clients-fournisseurs ;

·         Met à jour l’arborescence ;

• Attribue les équipements (téléphones, ordinateurs…) et informe des procédures (arborescence, remboursements, régie, etc) à l’arrivée de nouveaux professionnels et stagiaires, ainsi qu’au retour des équipements au départ des personnes ;;
• Assure la continuité des déclarations de sinistres et leurs suivis auprès de l’assureur et des tiers ;
• Participe aux réunions et groupes de travail du service SEVAD des assistants administratifs ;

·         Crée des procédures liées à la fonction d’assistant administratif.

Communication :

• Procède à l’affichage légal et associatif ;
• Réalise des supports Power Point ;;
• Transmet les informations du service pour la mise à jour du site ;

• Veille à l’actualisation des documents de présentation du service (papier et numérique);
• Tient à jour les mailings du service et des équipes;
• Organise les réunions et manifestations du site.

    Soutien à l’encadrement et la direction :

• Assure la prise de notes et la rédaction de comptes rendus à la demande du responsable de service et de la directrice du Pôle ;
• Assure le suivi administratif des demandes de subvention en lien avec le RdS demandeur ;
• Saisit et met en forme des documents administratifs, rapports, etc.

En qualité de référent de la prépaie

·         Assure l’enregistrement en continu des données utiles à la prépaie ;

·         Etudie et complète la prépaie adressée par le service RH ;

·         Veille à la validation par l’encadrement et au retour au service RH ;

·         Interlocuteur privilégié du service RH.

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

• Ponctualité, rigueur ;
• Méthode et organisation ;
• Adaptabilité ;
• Respect absolu des principes de confidentialités liés aux missions des services ;
• Réactivité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’organisation dans le temps (prioriser) et dans les tâches confiées (ex : organiser et préparer une réunion/manifestation) ;
• Capacité à organiser et réaliser une tache à partir d’indications données par un cadre (et ceci jusqu’à sa réalisation effective) ;
• Parfaite compréhension des objets de travail et organisation des services du Pôle pour en assurer la continuité (plateforme Assistants) et des enjeux afférents (pour comptes rendus) ;
• Connaissance du réseau partenarial ;
• Capacité rédactionnelle et de synthèse ;
• Connaissances en matière de communication (pour comptes rendus)
• Discrétion absolue sur tout ce qui n’est pas publique ou immédiatement « publiable » ;
• Adaptabilité à l’environnement et aux nouveaux outils ;
• Des savoirs et des savoir-faire dans les domaines :
• De la maîtrise de la langue française,
• De la saisie et mise en forme de documents,
• De la bureautique : Word, Excel, Power Point et autres,
• Des principes, techniques et outils de communication,
• De l’organisation, du suivi et de la tenue des dossiers.

CONDITIONS

CDD à temps plein à pourvoirdès que possible.

Poste situé à Saint Brieuc (22000)

Rémunération selon la grille des techniciens qualifiés de la CCN 66.

Une attestation d'honorabilité valide en cas d'embauche.

Réf: 36ee494b-a9b9-4581-baa7-8daed15de238