Chargé(e) Administraif(ve) patrimoine F/H

L'entreprise

La Société Française d’Habitations Economiques, créée en 1891 et filiale du Groupe Arcade-VYV, est un acteur majeur de l’habitat social dans le Sud de la France.

La SFHE est une société particulièrement dynamique du secteur HLM dans le Sud de la France. Elle gère à ce jour 14 000 logements destinés aux familles à revenus modestes et porte des objectifs ambitieux de croissance et de qualité de service. Avec ses 200 collaborateurs, la SFHE participe au quotidien à la mise en œuvre des politiques locales pour l’habitat, en étroite association avec les collectivités territoriales.

Ses 4 zones d’implantation sont Auvergne-Rhône-Alpes, Occitanie, Provence-Alpes-Côte d'Azur et Corse.

Description du poste

Nous recherchons, dans le cadre d’une création de poste pour la Direction du patrimoine un(e) Chargé(e) administratif(ve) patrimoine.

Sous la responsabilité directe du Directeur du patrimoine, le ou la Chargé(e) administratif(ve) patrimoine a pour mission générale d’assurer, en lien avec les pôles de la Direction du Patrimoine, la gestion administrative du service, de veiller au classement et au suivi administratifs des actions du service.

Secrétariat et gestion administrative

• Accueil téléphonique et physique pour l’activité technique
• Tenue et mise à jour des agendas
• Traitement du courrier journalier, enregistrement le cas échéant et diffusion.
• Prise en charge de la rédaction de correspondances, compte-rendu et autres supports divers
• Organisation et traitement du classement et de l’archivage des documents, dossiers technique et dossiers d’opérations
• Tiens à jour le planning d’astreinte

Assistance Administrative au montage d’opérations

• Constitution des dossiers de demande de financement
• Suivi des demandes de permis ou autorisation de travaux jusqu’à leur obtention.
• Suivi, mise en place des conventions avec les concessionnaires.
• Réalisation des formalités liées au permis (affichages, constats d’huissiers, déclarations préalables auprès des organisations professionnelles).
• Organisation des revues de projets, réunions de lancement de travaux, et réunions de préparation des livraisons.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus de ces réunions
• Diffusion des différents documents aux intervenants en interne et externe
• Gestion des bons de commandes : saisie et vérification des honoraires, taxes et situations de travaux relatives à ces opérations
• Réponse aux fournisseurs (situation des paiements)

Gestion des projets

• Diffusion des comptes rendus de réunions
• Constitution des dossiers de comité interne, réalisation du relevé de décision et suivi auprès des intervenants
• Envoi des déclarations réglementaires en Mairie pour ouverture et achèvement des chantiers
• Saisie de commandes, factures, paiements… dans l'ERP (IKOS)
• Rédaction de courriers relatifs au suivi des chantiers ou au suivi d’exploitation courante
• Suivi administratif de la garantie de parfait achèvement : listing des dysfonctionnements, relance entreprises/ prestataires…
• Intégration des Diag techniques dans l'ERP
• Constitution du dossier assurance Dommage Ouvrage
• Création et mise à jour de tableaux de bord: traçabilité des documents…

Profil recherché

Vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum sur des postes vous ayant permis de maîtriser la gestion administrative en maitrise d’ouvrage.

La connaissance des procédures administratives des marchés publics et privés est souhaitée.

Autonome, rigoureux(se) et d’un bon relationnel tant en interne qu’en relation avec les prestataires extérieurs, vous possédez une capacité à travailler en équipe et un sens du management d’entreprise avéré.

Une excellente maîtrise du pack office est indispensable.

La connaissance du logiciel IKOS est appréciée

Réf: f0b80231-1187-4ba5-99b2-4b3a45305898