Office Manager en Startup F/H

L'entreprise

Shopopop, est un service de livraison de courses entre particuliers. Un concept simple, permettant à une personne ayant réalisé un achat sur le web ou auprès d’un commerce physique, de se faire livrer à domicile, le jour qui lui convient et à l’heure qu’il souhaite !

La particularité : cette livraison est assurée par un autre particulier, une personne comme vous et moi, qui profite d’un trajet régulier ou occasionnel, pour récupérer le produit en magasin/point retrait et le livrer à domicile. Et pour ce service rendu, le « Shopper », gagne quelques euros couvrant une partie des frais liés à son déplacement.

Description du poste

• Office Management : il assure la rédaction des courriers administratifs, l’achat des fournitures, il gère la logistique des événements internes.
• Suivi des commandes fournisseurs: il gère et organise les différentes commandes passées aux fournisseurs et aux tiers (devis, bon de livraison, facture, ordre de paiement)
• Facturation et recouvrement clients : il prépare et émet les factures clients. Il relance les clients en retard de paiement.
• Préparation des documents comptables pour l’expert-comptable : il rassemble et classe les pièces comptables (factures fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires, fichier des chèques émis, factures clients) et les transmet par scan au cabinet comptable. Il répond aux questions du cabinet sur les éléments envoyés.
• Gestion du personnel : il suit et organise les dossiers du personnel. Il suit les absences, les congés maladie et le planning des congés. Il met à jour le tableau de suivi du personnel. Il suit et transmet les éléments variables de paye au cabinet social (primes…). Il gère les relations avec courtiers d’assurance, prévoyance et mutuelle.
• Gestion de la trésorerie : il renseigne le tableau de suivi de trésorerie avec les différents encaissements et décaissements du mois, sous la supervision de la Responsable des Opérations et du Directeur Financier.

Profil recherché

• Connaître les principes de la facturation et disposer des notions comptables de base.
• Disposer d’une première expérience de la gestion du personnel.
• Savoir utiliser les principaux outils bureautiques (excel, word…).
• Être organisé, rigoureux et méthodique.
• Respecter la confidentialité des informations. 
• Prendre des initiatives et communiquer. 
• Savoir se rendre disponible dans les moments de pointe en fin de mois pour la clôture mensuelle de la facturation.

Réf: 541e2462-ad6a-4c6d-a96f-54f8dc879b48