L'entreprise

La SIGUY, filiale de CDC Habitat, est l’un des principaux bailleurs sociaux de la Guyane. Avec plus de 120 salariés, elle possède un parc locatif de 8 556 logements implantés sur tout le territoire guyanais. Nos équipes pluridisciplinaires, interviennent dans les différents champs du logement social : aménagement et renouvellement urbain, construction, gestion locative, maintenance et réhabilitation. La société réalise un chiffre d’affaires de près de 50 M€. Investie d'une mission de service public, notre entreprise s'attache à proposer des logements de qualité, à un prix abordable, aux ménages les plus modestes.

Dans le cadre du GIE CDC Habitat Outre-mer la SIGUY et la SIMKO, Société Immobilière de Kourou, ont engagé une démarche de mise en commun de leurs moyens pour l'ensemble de leurs fonctions supports mais également mise en commun de leurs moyens de maitrise d’ouvrage sous forme d’un GIE territoire dont l’objectif de production est de 1 200 logements par an.

Description du poste

I. MISSIONS

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous assistez la Directrice, afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion d’agenda, préparation de réunions...). Vous jouez un rôle de jonction et d'interface entre la direction des ressources humaines et les différents collaborateurs de l'entreprise.

Vous assurez le fonctionnement du secrétariat de la Direction et collaborez avec l’équipes RH dans le traitement de certaines procédures, en particulier dans le domaine des relations sociales, de la gestion informatisée du temps de travail, du recrutement, de la formation ou des conditions de travail. A ce titre, vos activités sont les suivantes :

II. ATTRIBUTIONS

II.1. Assurer l’assistanat de la direction

• Réceptionner et réorienter des sollicitations vers les services ou les personnes concernées
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
• Suivre les réclamations RH en collaboration avec l’équipe en veillant impérativement à ce que tout problème soit traité et qu’une réponse soit donnée aux interlocuteurs internes qui nous sollicitent
• Assurer la gestion des appels téléphoniques (réception, filtrage ou transmission, prise de message et de rendez-vous) et de l’agenda de la directrice et des autres membres de l’équipe en cas de besoins ponctuels
• Gestion des rendez-vous et réunions RH
• Gestion des permanences sur site
• Traiter et suivre les mails entrants et sortants
• Gérer, diffuser, classer les courriers
• Rédiger les courriers classiques
• Assurer le suivi du courrier et des parapheurs de la Direction
• Organiser le classement et l’archivage

II.2. Assurer la gestion administrative quotidienne

• Gérer et traiter les commandes, factures & abonnements du service, établir des bons de commande relatifs à l’activité ou en support des activités
• Assurer le suivi de la facturation en lien avec les prestataires et la comptabilité

• Etablir les demandes de création de fournisseurs

• Assurer la gestion des fournitures et passer les commandes
• Organiser le traitement et la diffusion des informations
• Préparer et diffuser certaines communications RH
• Organiser et mettre à jour les dossiers de manière adéquate (électroniquement ou papier)
• Gestion de l’événementiel RH interne/externe (Afterworks, Séminaires…)
• Suivi des coûts et dépenses de la DRH en collaboration avec l’équipe RH
• Assurer la gestion et la mise à jour de fichiers utiles à l’activité quotidienne
• Aider à l’élaboration du bilan social
• Aider à l’élaboration des dossiers disciplinaires

II.3. Gestion des ressources humaines

Périmètre GAP : Vous participerez à la gestion des ressources humaines, en collaborant sur le recrutement, l'intégration et le suivi des employés.

• Préparation logistique des onboarding, vérifier le process d’accueil des nouveaux collaborateurs sur les différents sites
• Participer à l’Organisation de la gestion de l’intégration des nouveaux arrivants
• Suivi des embauches de l'ensemble du personnel
• Suivi de création dossier collaborateur sur VITAE
• Suivi des avenants et conventions de mise à disposition
• Suivi du personnel intérimaire
• Suivi des alternants, stagiaires, saisonniers, des services civiques
• Préparer les dossiers d’aide à l’embauche.
• Suivi des contrats, subventions OPCO, conventions de stage...)

• Suivi de la mise à jour des registres obligatoires
• Traitement des courriers et appels : démissions et ruptures de période d'essai, demande de congés spéciaux, congés parentaux / paternité, modifications du temps de travail, absences injustifiées...
• Suivi des adhésions ou modification et radiation mutuelle d'entreprise
• Suivi de la restitution du matériel mis à la disposition du personnel (parc automobile, flotte mobile, PC, Badge d’accès, clefs, …)

Périmètre de la paie et de la gestion du temps : Vous participerez à la gestion des ressources humaines, en soutenant la gestion du processus de paie et la gestion du temps

• Support à la gestion du temps de travail et à l’utilisation du logiciel de gestion du temps de travail ; apporter une assistance fonctionnelle le cas échéant.
• Participer au suivi du forfait jour
• Participer à la gestion des ordres de missions et à la gestion des déplacements des salariés
• Participer au suivi de la gestion des médailles du travail

Support à la gestion individuelle et collective des différents dossiers : Vous participez à la gestion des ressources humaines en contribuant aux missions suivantes :

• Mettre à jour et diffuser les organigrammes
• Effectuer le suivi du circuit de signature et le retour des documents par les collaborateurs
• Soutien aux projets RH
• Mise en ligne des documents RH dans les dossiers dématérialisés du personnel, l’intranet RH et la BDES
• Soutien dans l'animation du baromètre social visant à la satisfaction des collaborateurs

III. RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

-       Intervenants RH et prestataires externes

-       Organismes de formation, Etablissements scolaires

-       Relations régulières avec les salariés de l’entreprise

IV. Aspects documentaires

IV.1. Eléments à remettre au directeur des ressources humaines

-       Etat d’avancement des projets confiés,

-       Tableau de bord RH

IV.2. documents qui doivent être actualisés et disponibles

-       Fiches RH, procédures RH, guides à destination des collaborateurs

-       Plate-forme SIRH,

-       Tableaux de suivi RH

 

 

Profil recherché

I. PROFIL

• Formation de niveau Bac +2 assistant manager, support à l’action managériale, DUT GEA (gestion des entreprises et administrations)

 II. COMPETENCES

I.1. Connaissances :

• Maîtrise des outils informatiques EXCEL, Word, Powerpoint, CANVA, Photoshop, WordPress
• Connaissance des enjeux RH
• Conduite de projets transversaux et management fonctionnel

I.2. Savoir-faire et savoir être :

•  A l'aise en rédaction (rapports, notes de synthèse et présentations).
•  Capacité à respecter les règles de la confidentialité.
•  Savoir s’exprimer avec aisance, clarté et précision face à tout type d’interlocuteurs
• Savoir faire preuve d'écoute, d'empathie et de convivialité en toutes circonstances
• Partager les informations et son savoir-faire
• Esprit d’équipe
• Savoir véhiculer un état d’esprit positif
• Savoir encourager son équipe avec bienveillance et respect
• Autonomie
• Savoir travailler en autonomie en respectant le cadre et les délais
• Savoir organiser son travail et agir en autonomie
• Esprit d’initiative
• Savoir agir de sa propre initiative dans son périmètre
• Force de proposition
• Discrétion et sens des responsabilités parce que les informations manipulées sont confidentielles.
• Aptitudes à innover et à faire émerger des idées

 

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