UN(E) SECRETAIRE D'AGENCE F/H

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Mise à jour le 10/10/2023
  • Type de contrat :  CDI

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Saint-Laurent-du-Maroni

  • À partir du 31.07.2023

L'entreprise

La SIGUY, filiale de CDC Habitat, est l’un des principaux bailleurs sociaux de la Guyane. Avec plus de 117 salariés, elle possède un parc locatif de 8 556 logements implantés sur tout le territoire guyanais. Nos équipes pluridisciplinaires, interviennent dans les différents champs du logement social : aménagement et renouvellement urbain, construction, gestion locative, maintenance et réhabilitation. La société réalise un chiffre d’affaires de près de 50 M€. Investie d'une mission de service public, notre entreprise s'attache à proposer des logements de qualité, à un prix abordable, aux ménages les plus modestes.

Dans le cadre du GIE CDC Habitat Outre-mer la SIGUY et la SIMKO, Société Immobilière de Kourou, ont engagé une démarche de mise en commun de leurs moyens pour l'ensemble de leurs fonctions supports mais également mise en commun de leurs moyens de maitrise d’ouvrage sous forme d’un GIE territoire dont l’objectif de production est de 1 200 logements par an.

Description du poste

L’agent assure le secrétariat du responsable mais également de l’ensemble de l’agence. Il est amené d’une part à assurer des tâches spécifiques et d’autre part à participer à certains aspects des activités des différentes entités de l’agence.

Il rend compte au responsable de l’agence.

Missions supplémentaires :

  • - Gestion de l’accueil en cas d’absence de la chargée d’accueil des deux entités (réclamations locataires, porter assistance pour l’utilisation de la borne de paiement et ou tablette, accompagnement pour la mise en place des prélèvements automatiques, mise à jour des coordonnées des locataires sur la base de données …)
  • - Gestion du véhicule de service destiné au fonctionnement de l’Agence (suivi du cahier d’émargement des collaborateurs empruntant le véhicule, les prises des rdvs pour les révisions, CT …

  • 1. SECRETARIAT DE L’AGENCE
    Rôle d’accueil des personnes devant rencontrer le responsable, répondre et filtrer les appels téléphoniques
    Traiter le courrier : rédaction, frappe et diffusion
    Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service
    Organiser des réunions de service et participation aux échanges pour certaines de celles-ci
    Tenir et gérer l’agenda du responsable, organiser ses déplacements.
    Gérer des fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker.
    Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques collaboration avec le responsable.
    Maîtriser les outils bureautique et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction.


    III.2. TACHES SPECIFIQUES
    III.2.1 Avec le responsable d’agence

    Rédaction, frappe, édition et envoi de notes et courriers
    Rédaction et frappe de procédures
    Préparation de documents de travail pour les réunions
    Prise de note en réunion et rédaction de comptes rendus et relevés de décisions
    Participation à la conception et à la réalisation de documents (notices, brochures) destinés aux locataires
    Elaboration et suivi des budgets gérés par l’agence : entretien courant, gros entretien, résidensialisation (clôtures, jardins, terrains de jeux, locaux techniques)
    Tenue de la liste des fournisseurs et prestataires agréés et demande des documents nécessaires au renouvellement des agréments
    Gestion des contrats d’entretien des parties communes et espaces verts, de leur durée, de leurs échéances ; préparation des DCE ; relances et application des pénalités
    Suivi et traitement informatique des marchés relevant de l’agence
    Traitement des factures contentieuses sur indications du responsable d’agence (transmission des factures, visa émetteur sur logiciel IKOS)
    Traitement et suivi des dossiers de mise en jeu des garanties de paiement des loyers
    Traitement informatique des commandes de travaux comportant une part refacturable aux locataires
    Gestion du matériel administratif, suivi de l’entretien, passation des commandes
    Tenue des dossiers des copropriétés, frappe et expédition de convocations et de procès verbaux.

    III.2.2 Avec les chargés de clientèle
    Frappe et édition d’attestations diverses
    Rédaction et frappe de notes au DG pour validation
    Envois périodiques en nombre (demande d’attestation d’assurance, enquêtes d’occupation)

    III.2.3 Avec les gérants
    Rédaction frappe et édition de notes d’information destinées aux locataires
    Suivi administratif des dossiers de sinistres survenus dans les cités (transmission des rapports des gérants aux assureurs, classement)

    III.2.4 Avec les agents techniques
    Réception des devis de travaux pour validation par les responsables d’agence (en y joignant les états des lieux entrée et sortie si devis de remise en état)
    Transmission des factures de travaux aux agents technique pour vérification et réception en retour pour validation du bon à payer par le responsable


    RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

    -En interne : tous services
    -En externe : locataires, associations de locataires, de résidents, syndicats de copropriété, entreprises, prestataires, conseils, assureurs, préfecture, municipalités, police et gendarmeries, notaires, instances judiciaires, auxiliaires de justice ;


    ASPECTS DOCUMENTAIRES
    documents utilises
    • Manuel des procédures
    • Factures
    • Pièces comptables
    • Tableaux de suivi des budgets gérés par l’agence
    documents a fournir
    • Plan de patrimoine pour les cités relevant de l’agence
    • Notes et courriers
    • Comptes-rendus
    • Documents de travail pour réunions
    Moyens informatiques utilisés
    • Logiciel IKOS
    • Traitement de texte Word
    • Tableur Excel


Profil recherché

Titulaire d'une formation Bac+2 minimum, Assistant(e) Manager/Direction et/ou en gestion ou en comptabilité.

Une expérience professionnelle de 2 à 3 ans dans un poste similaire serait très appréciée

Titulaire du permis

Vous possédez une expérience professionnelle dans le domaine administratif 2 ans minimum.

Un bon relationnel et rédactionnel, bonne élocution, le sens de l’empathie et de l’écoute, confidentialité

Rigoureux (se), vous êtes reconnu(e) pour votre réactivité et votre sens du service

Réf: ebdb435c-c85b-47ef-8ea1-8ceb6ce7ee7a

Le poste n'est plus à pourvoir.

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