Assistant(e) administratif(ve) - CDD 6 mois F/H

L'Association

Riche de son histoire de quarante ans consacrés à la formation professionnelle des salariés franciliens, le Fongecif Ile-de-France est devenu le 1er janvier 2020, Transitions Pro Île-de-France.

Transitions Pro Île-de-France est un organisme paritaire, régional et interprofessionnel composé des organisations syndicales salariales et patronales, qui s’engage en faveur du développement des compétences, de la transition professionnelle et de l’emploi sur le territoire.

Description du poste

Rattaché(e) à la Responsable Accueil, Information, Instruction, au sein d’une équipe d’une vingtaine de personnes composée de chargé(e)s d’accueil et gestionnaires instruction, vous intervenez en support dans l’organisation du service.

A ce titre vos missions sont les suivantes :

Appui au pilotage du service

• Assister la responsable et son adjointe dans la gestion quotidienne du service (plannings, comptes rendus, organisation de réunions).
• Suivre, analyser et créer le cas échéant, les tableaux de bord d’activité et les indicateurs de qualité et de performance associés.
• Contribuer au développement de l’offre de service et à la mise en place de plans d’actions (ex : ateliers)
• Participer à la coordination et au suivi de projets internes ou transverses

Accompagnement des équipes

• Contribuer au suivi RH (absences, planning, préparation des entretiens professionnels et annuels).
• Organiser le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Participer à l’animation ponctuelle de réunions d’équipe / groupes de travail.
• Actualiser la documentation interne (procédures, trames, fiches réflexes…).

Qualité et amélioration continue

• Réaliser des contrôles qualité de premier niveau sur les dossiers.
• Recenser et traiter les anomalies en lien avec les outils internes.
• Assurer le lien entre les différentes étapes de la chaîne de traitement des dossiers et du parcours bénéficiaire.
• Proposer des actions d’amélioration continue ou d’innovation organisationnelle en lien avec les besoins identifiés.
• Assurer une veille sur les bonnes pratiques métiers, et contribuer à l’harmonisation des pratiques entre services

Communication et coordination interne

• Participer à la rédaction de supports de communication interne (notes, flash info, présentations).
• Créer ou mettre à jour des supports de présentation pour réunions, ateliers ou présentations externes.

Organisation et Logistique

• Préparer la logistique des réunions, des salles ateliers.
• Gérer les stocks de documents papier en lien avec le pôle communication.

Profil recherché

• Vous justifiez d’un diplôme type Bac/Bac+2 type BTS Assistant Manager et justifiez d’une première expérience minimale de 3 ans
• Vous êtes en mesure d’adapter votre discours et votre posture en fonction de vos interlocuteurs et savez faire preuve de discrétion.
• Vous possédez des qualités rédactionnelles et relationnelles
• Rigoureux.se et organisé(e), vous êtes polyvalent(e) et avez une bonne maitrise de la gestion du temps.
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques comme la suite office et Excel (tableaux croisés dynamiques, formules avancées)

Poste en CDD de 6 mois (renouvelables) à pourvoir à partir du  16 septembre 2025

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Réf: 06bcd0f6-051b-426b-97b5-440600b6cc24