Agent d'accueil polyvalent F/H

Description du poste

Missions principales :
Vous assurez l'ensemble des missions relevant des services Accueil, Téléphonie, Courrier, Courses et affaires générales , en garantissant un accueil de qualité et un traitement efficace des demandes des usagers.

Missions liées au courrier

• Assurer la réception, l'ouverture, le tri et la répartition quotidienne du courrier dans les casiers des services.
• Enregistrer et numéroter le courrier entrant à l'aide du logiciel dédié.
• Gérer les courriers recommandés, assurer leur enregistrement dans les outils de suivi (Excel) ainsi que le suivi des arrivées, des départs et des retours par service.
• Réaliser les opérations d'affranchissement (courrier économique, lettres prioritaires, recommandés, colis...).
• Participer à la préparation et à l'expédition des envois en nombre.
• Distribuer le courrier aux différents services de la mairie.

Missions liées aux courses

• Effectuer les courses administratives demandées par les services municipaux auprès des différentes administrations (Préfecture, Conseil départemental, CAF, mairies, etc.), de l'IEN ainsi que des établissements scolaires, dans les meilleurs délais.
• Assurer quotidiennement la distribution et la collecte du courrier entre les différents sites et services extérieurs.
• Réaliser, si nécessaire, des déplacements exceptionnels sur Paris et en Île-de-France pour les besoins du service.

Missions liées à l'accueil central

• Assurer l'accueil physique des administrés au sein de la mairie.
• Participer au respect du planning hebdomadaire des agents d'accueil et de l'accueil téléphonique, dans le cadre de la polyvalence de l'équipe.
• Accueillir, informer et orienter les usagers vers les services compétents tout en veillant à la bonne gestion des flux d'accueil.
• Organiser et diffuser l'information auprès du public, notamment en assurant la mise à jour des affichages en lien avec le service communication.
• Assurer la gestion des clés des bâtiments administratifs et des sites extérieurs en tenant à jour le registre prévu à cet effet.

Missions liées à la téléphonie

• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques à destination des services municipaux via le centre de contact de niveau 1.
• Recueillir les messages et transmettre les demandes de rendez-vous aux services concernés.

Missions liées au guichet rapide mutualisé avec les services Enseignement / Élections / Affaires générales / État civil

• Accueillir et traiter les demandes relatives aux prestations rapides des services Enseignement, Élections, Affaires générales et État civil.
• Vérifier les pièces justificatives nécessaires à l'instruction des demandes, dater et tamponner les documents.
• Informer les usagers sur les modalités de dépôt des dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports.

Missions liées à la borne numérique

• Accompagner les usagers dans l'utilisation des outils numériques et la réalisation de leurs démarches en ligne.
• Assurer la prise de rendez-vous via les outils numériques.