Coordinateur, coordinatrice administratif et de suivi des projets F/H

L'entreprise

La Fondation ESCP, fondation reconnue d’utilité publique depuis 2012 a pour vocation de soutenir l’ambition et l’excellence académique de ESCP Business School au travers de plusieurs axes stratégiques dont l’égalité des chances, l’excellence académique, l’entreprenariat et l’expérience étudiante. Pour cela, elle collecte des dons d’alumni, de parents d’élèves, d’entreprises et de fondations distributrices.

La Fondation ESCP a lancé en mai 2025 sa première Campagne majeure de fundraising avec un objectif de collecte de dons de 100 M€ d’ici 2028, dont plus de 40 M€ déjà collectés. Ces dons proviennent de grands donateurs et mécènes et aussi de middle donors effectuant des dons moins élevés mais tout aussi importants, et des actions de marketing direct de la Fondation qui lui assurent des rentrées annuelles régulières.

Description du poste

La Fondation ESCP recherche un/e coordinateur (trice) administratif et de suivi des projets rattaché(e) à la directrice administrative et financière.

Ce poste a pour vocation d'assurer la coordination administrative, financière et logistique des activités de la Fondation ESCP, en appui à la Direction administrative et financière et à la Direction générale. Le poste contribue à la fiabilité du suivi budgétaire, à la bonne exécution des engagements financiers de la Fondation et à la fluidité des interactions au sein de la Fondation, avec les porteurs de projets, les étudiants boursiers et les partenaires institutionnels.
Sa valeur ajoutée réside dans le soutien à une gestion rigoureuse, transparente et cohérente des fonds engagés, ainsi que dans la continuité opérationnelle des actions soutenues par la Fondation au sein de l’écosystème ESCP.

Soutien au suivi administratif et financier des projets financés par la Fondation et notamment :

• Assure le suivi et la traçabilité des dépenses par ligne projet.
• Coordonne la récupération des rapports d’impact et d’utilisation des fonds auprès des porteurs de projets.
• Organise les rencontres annuelles avec chaque porteur de projet (préparation logistique et suivi des échanges).
• Coordonne la réception et le contrôle des fichiers bancaires des étudiants en lien avec les experts-comptables pour le paiement des bourses.
• Suit les demandes de bourses d’urgence et assure la liaison avec le comité Egalité Des Chances et la direction de la Fondation.
• Suit les demandes de financements de projets spécifiques dans le cadre des enveloppes de subventions accordées.

Appui à la gestion administrative et financière et notamment :

• Centralise et transmet les factures aux experts-comptables.
• Suit les notes de frais, tickets restaurant, télétravail et congés si besoin.
• Participe à l’accueil et à l’intégration des nouveaux arrivants.
• Organise les déplacements des équipes de la Fondation (réservations, billets, hébergements).
• Prépare et coordonne les réunions de gouvernance : bureaux, conseils d’administration, comités.

Appui aux équipes commerciales et à la base de données CRM ( selon profil et seniorité du candidat)

• Rédige les rapports d’utilisation des fonds destinés aux fondations partenaires, en coordination avec les équipes commerciales.
• Supervise l’édition et le suivi administratif des reçus fiscaux pendant les campagnes IFI et IR.
• Gère les retours postaux (NPAI) avec la responsable CRM et les équipes marketing.
• Appuie la responsable du prospect research pour la mise à jour de la base alumni (pays, ville) et la rédaction de biographies lors d’événements.

Profil recherché

Vous disposez d'une expérience dans l'appui administratif à la Direction dans une structure de taille réduite. Ainsi, vous savez vous adapter, traiter différents sujets en parallele, etre à l'écoute et en support des équipes, etes force de proposition et la personne qui apporte des solutions.

Vous avez déjà organisé des évèments, réunions, comités. Vous êtes à la fois à l'aise dans le relationnel, l'organisation, et la gestion administrative.

Savoir être 

• Organisation & gestion du temps
• Rigueur et fiabilité
• Esprit d’équipe et coopération
• Communication claire et respectueuse
• Adaptabilité et résilience

Required languages

• English - Level Intermediate

Réf: a3e5bc60-4844-462c-b01f-c203b692a9d1