Booking Agent EN/JP Tokyo W/M

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Update on 13/09/2023
  • Contract type:  Permanent contract

  • Work time:  Full time

  • Location Tokyo


Fondé en 1981, Japan Experience est le premier voyagiste européen spécialisé exclusivement sur le Japon. Notre mission est de devenir la marque incontournable pour tous les amoureux du Japon qui souhaitent s'y rendre en ayant trois priorités au cœur de notre stratégie : la liberté de choix, la simplicité et l'humain.

Description du poste


Based at our office in Tokyo, this role offers an exciting opportunity to join a dynamic and rapidly-growing French TO / DMC as it expands its footprint in Japan and across Europe. It is a perfect position for someone who is passionate about customer service, delivering a great customer experience, and ultimately, about travel in Japan.

As a part of the Booking Team, reporting to the Director of Operations, you are the critical component of the client’s arrangements. You have an eye for detail, are meticulous and methodical in your approach, and can work at speed with minimal supervision. You are keen to join our company to bring the very best experience to our customers.

You will be the first point of contact for our Europe-based sales teams who need to confirm our tours and the other products we sell for their clients. You will also be responsible for booking and/or confirming activities, services, car rentals and other orders coming through via our website.

You will also be the first point of contact for our supplier partners in Japan, so it is critical that you are someone who likes the hands-on nature of dealing with suppliers over the phone and via email.

There may be an occasional requirement to support the customer service desk as demand requires.

This is very much a teamwork role, just as much as it is an individual role. If you want to work in a demanding, but fun and relaxed environment, then please apply.


JAPAN EXPERIENCE株式会社 東京オフィスでは、2年以上同様の業務に携わった経験のある旅行業務予約担当者(ブッキングエージェント)を募集しています。






Profil recherché


* Booking and arranging all client tours, activities and services.

* Taking ownership of all arrangements in client bookings.

* Preparing document packs in a timely manner to be sent to the airport for client arrival.

* Ensure that where necessary, enquiries are directed to the right department for prompt action

* Occasional / rotational handling of 24h emergency phone

* To actively contribute in providing excellence in stakeholder relations both internally and externally.

* Be proactive in suggesting new and effective ways to use internal tools, including other suggestions or ideas to improve upon current working practices.

* Generating and producing reports to define next steps of action.

* Be able to remain calm and collected under pressure, especially during peak season.

* Other tasks and activities as required

* Remote working 2 days a week


* Passionate about travel, personable and self-motivated

* Very strong knowledge of Japan as a destination – geographical and logistical (you will be tested on this).

* Able to take the initiative and a proactive sense of duty.

* Flexible and solutions-oriented individual; able to effectively adapt to changing needs and work across multiple cultures

* Ability to segment and prioritise all enquiries (urgent, non-urgent, important etc.)

* Excellent organisational skills with the ability to effectively manage your own workloads

* Meticulous, methodical, accurate and able to work at speed, but not at the expense of these qualities.

* Proven excellent standards of customer service

* **The ability to:**

* think ‘outside the box’.

* work independently as well as collaboratively with others

* cope well under pressure, stress and tight turnarounds.

* be relaxed and have fun at work within the team and still meet objectives and targets

* **Minimum Language Requirements**

* **Japanese**: Business level (N2 or higher preferred). The ability to conduct fluent telephone conversations at business-level Japanese.

* **English**: Business level

* Other European languages considered a plus.

**PERMISSION TO WORK IN JAPAN REQUIRED. We do not sponsor new visas.**


* Experience working in Japan’s travel industry (ideally in an operational role dealing with suppliers).

* International experience and mindset.

* Computer skills:

* Required: GoogleSuite, Apple OS

* Preferred: 3CX, Filemaker, Avantio, SaaS


* A self-starter and go-getter.

* Able to work with minimal supervision


* ツアー、アクティビティ、サービスの予約・手配を行う。

* クライアントの予約に関する全ての手配を行う。

* クライアントの到着に合わせて空港に送る書類一式を、タイムリーに準備する。

* 必要に応じて適切な部署に問い合わせを行い、迅速に対応する。

* 社内外を問わず、利害関係者との優れた関係構築に積極的に貢献する。

* 社内ツールの新しく効果的な方法を積極的に提案し、現在の業務慣行を改善するための新しい提案やアイデアを提供する。

* 次にやるべきことについて、提案及び報告をする。

* 特に繁忙期には、プレッシャーの中で冷静沈着に対応できること。

* その他、必要な業務や活動


* 同様の業務に2年以上従事した経験があること。

* 旅行に対する情熱があり、人柄が良く、自発的であること。

* 旅行先としての日本に関する地理的、物流的な知識が豊富なこと(これについては簡単なテストを行います)。

* 率先して行動することができ、また積極感をもっていること。

* 柔軟で解決志向の強い人、変化するニーズに効率的に適応し、多文化な環境においても仕事ができる人。

* すべての問い合わせについて優先順位をつけ(緊急性、重要性など)、効率的に仕事をすることができる人。

* 優れた組織力を有し、自らの仕事量を効果的に管理できること。

* 几帳面で、整然としており、正確で、スピード感を持って仕事をすることができる人。

* 優れたカスタマーサービスの実績があること。

* 能力

* 既成概念にとらわれない思考

* 独立して仕事をするだけでなく、他者と協調して仕事をすることができる。

* プレッシャー、ストレス、厳しい環境の変化にうまく対処できる。

* チーム内でリラックスして楽しく仕事をすることができ、かつ目的や目標を達成することができる。

* **最低限必要な語学力**

* 日本語:ビジネスレベル(N2が望ましい)

* 英語 ビジネスレベル

* その他ヨーロッパ言語ができれば尚望ましい


* 日本の旅行業界における業務経験(サプライヤーとの業務折衝経験があることが望ましい)。

* 国際的な経験、マインドをお持ちの方。

* コンピュータースキル。

* 必須 GoogleSuite、AppleOS

* 望ましいスキル 3CX、Filemaker、Avantio、SaaS


* 積極的

* 最小限の指導を受ければ仕事ができる


* 40時間/週5日

* 09:00~18:00(1時間休憩入り)


休日/年次休暇 日本の労働法に基づく


Salary: Negotiable / dependant on experience.

Notre processus de recrutement:
Phone interview Video interview Face-to-face Test Offer

Réf: b515fd74-0f52-4fc6-bdf5-f547db2f9be1


Booking Agent EN/JP Tokyo W/M

Permanent contract
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This information is used to process your application. The legal basis is that of measures prior to the conclusion of a possible employment contract. Unless you take action, this information will be kept for no more than 2 years.

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