Chargé d'administratif - Administrative Officer F/H

L'entreprise

Établissement d’enseignement supérieur privé, Rennes School of Business est une école internationale de management située à Rennes & Paris et compte 5000 étudiants. La mission de Rennes SB est de préparer, au travers de l’enseignement et la recherche, des managers responsables et innovants à agir efficacement dans un environnement globalisé. Rennes SB se distingue par un corps professoral unique avec près de 90 % de professeurs permanents internationaux représentant 40 nationalités différentes.

Description des missions

Dans le cadre d'un surcroît d'activité, nous recrutons un(e) Chargé(e) d'Administratif en CDD pour une durée de 4 mois à partir de mi-avril. Vous serez garant(e) de la bonne production administrative des documents contractuels des expériences professionnalisantes de nos étudiants.

Mission 1 — Coordonner l'activité professionnelle :

Vous garantissez le suivi des étudiants(es) avant l'expérience professionnelle : 
À ce titre, vous :

• Assurez la validation des stages/alternances : étude de la fiabilité des demandes, validation des critères en adéquation avec le programme concerné;
• Coordonnez l’administratif des conventions dans un délai optimal : édition des conventions, lien avec OPCO, signature des parties prenantes, modifications et éditions d’avenants;
• Assurez la communication étudiante et entreprise, via mails, Zendesk, Jobteaser et permanences;
• Mettez à jour les informations dans les différents tableaux de suivi et sur les logiciels utilisés ( Hubspot ).

Si besoin, en fonction de l'activité du service, vous assurez le suivi des étudiants pendant leurs expériences en étant le point de contact des étudiants et des entreprises.

Mission 2 —  Etre force de proposition dans l'évolution du métier notamment pour le rapprochement avec les entreprises :

Vous détectez les opportunités de placement et poussez toute autre solution business auprès des entreprises.

Mission 3 — Collaborer à la vie de l’équipe, du service Career Centre/CFA et du département Relation Ecole-Entreprises :

• Vous participez aux différentes réunions de service ainsi qu’aux réunions du département;
• Vous contribuez à l’amélioration continue du service et à la rédaction des process;
• Vous partagez les bonnes pratiques permettant de simplifier l’organisation;
• Vous participez aux divers projets du Career Centre;
• Vous mettez à jour les tableaux de bord;
• Vous mettez à jour la base de données entreprises recrutant les étudiants en stage, en vous assurant de la fiabilité des données entrantes sur Hubspot. 

Profil recherché

Compétences clés : 

• Grande rigueur dans la gestion de dossiers
• Capacité à suivre des tableaux de bord, vérifier des données et respecter des délais.
• Aisance avec les outils numériques
• Excellente communication écrite et orale
• Sens du service et pédagogie auprès des étudiants
• Capacité à répondre à des questions variées, à expliquer des règles, à rassurer, cadrer et accompagner
• Savoir prioriser et suivre plusieurs situations simultanément
• Goût pour le travail collaboratif (réunions, projets transverses)
• Anglais avancé

Informations complémentaires :

• Rémunération sur 13 mois
• 23,5 jours de RTT / an
• Restaurant d'entreprise avec subvention
• CSE 
• Salle de sport

Réf: 2b3d6741-1718-4391-bf82-11838d6e6404