ADV Appels d’Offres & Administration Commerciale (H/F)

L'entreprise

N°1 français de l'ascenseur indépendant A2A est une entreprise indépendante et familiale. A2A se distingue par une volonté de satisfaire un équilibre entre salariés, clients et professionnels. Vous trouverez une écoute et des possibilités d'évolution en France et à l'international. Nous avons une très forte volonté d’expansion, A2A regroupe aujourd'hui 15 entités. En fonction de vos compétences et de votre implication, vous pourrez accéder à des postes à responsabilités.

Description du poste

Dans le cadre de notre développement et afin de renforcer l’efficacité de notre organisation commerciale, nous recherchons un(e) ADV spécialisé(e) dans la gestion des appels d’offres et le suivi administratif commercial.

Vous occuperez un rôle central entre les équipes commerciales, les services techniques et les fonctions administratives. Votre mission : sécuriser et piloter l’ensemble du processus administratif, depuis l’identification d’un appel d’offres jusqu’à l’enregistrement et la transmission du marché remporté.

Vos missions

1. Veille et gestion des appels d’offres

• Assurer la veille des plateformes d’appels d’offres publics et privés ;
• Identifier les consultations correspondant aux activités et zones géographiques d’A2A ;
• Télécharger et organiser les dossiers de consultation ;
• Analyser les pièces administratives du DCE et identifier les exigences de la consultation ;
• Préparer un planning des échéances et garantir le respect des dates limites ;
• Alerter les équipes commerciales sur les opportunités pertinentes.

2. Préparation et dépôt des réponses

En collaboration avec les commerciaux et les responsables techniques :

• Constituer les dossiers administratifs de candidature ;
• Rassembler et contrôler l'ensemble des documents nécessaires : DC1, DC2, DC4, attestations, assurances, références, certifications, capacités de l'entreprise, etc. ;
• Préparer les trames de réponse et mémoires techniques ;
• Centraliser les éléments techniques et financiers fournis par les différents intervenants ;
• Vérifier la conformité du dossier par rapport au règlement de consultation ;
• Assurer le dépôt dématérialisé des offres dans les délais impartis ;
• Garantir la traçabilité et l'archivage des réponses déposées.

Votre objectif : zéro dossier incomplet, zéro échéance manquée.

3. Suivi commercial des consultations

Après le dépôt de l'offre, vous assurez le suivi du dossier :

• Suivre les consultations en attente de décision ;
• Mettre à jour les échéances et statuts dans les outils de suivi ;
• Effectuer les relances nécessaires ;
• Centraliser les demandes de précisions ou de compléments ;
• Suivre les négociations et demandes complémentaires en lien avec les commerciaux ;
• Enregistrer les résultats des consultations ;
• Analyser les motifs de gain ou de perte lorsqu'ils sont disponibles.

Vous contribuez ainsi directement au pilotage de la performance commerciale liée aux appels d'offres.

4. Enregistrement des marchés gagnés

Lorsqu'une offre est retenue, vous prenez en charge le passage du dossier commercial vers le dossier opérationnel :

• Vérification des pièces contractuelles ;
• Enregistrement du nouveau marché dans nos outils ;
• Classement et archivage des documents contractuels ;
• Mise à jour des informations clients ;
• Transmission d'un dossier complet aux équipes concernées ;
• Suivi des éventuelles pièces administratives complémentaires ;
• Contribution à la bonne intégration du nouveau contrat dans notre organisation.

L'objectif est de garantir une transmission fiable, complète et rapide entre le commerce et l'exploitation.

Profil recherché

Votre profil

Vous êtes issu(e) d'une formation Bac +2 / Bac +3 en gestion, administration commerciale, assistanat commercial ou équivalent.

Une expérience dans un environnement technique — ascenseur, bâtiment, maintenance, travaux, équipements techniques ou services BtoB — constituera un véritable atout.

Vous êtes particulièrement reconnu(e) pour :

• Votre rigueur et votre sens de l'organisation ;
• Votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Votre respect des délais ;
• Votre aisance avec les outils informatiques et bureautiques ;
• Votre capacité à comprendre et contrôler des documents contractuels ;
• Votre capacité à travailler avec différents interlocuteurs.

La connaissance des marchés publics et des plateformes de dématérialisation des appels d'offres sera particulièrement appréciée.

Ce que nous recherchons avant tout

Nous recherchons une personne qui ne soit pas uniquement dans l'exécution administrative.

Vous devez être capable de prendre en charge un dossier, anticiper les échéances, relancer les différents intervenants et vous assurer qu'il avance jusqu'à son terme.

Vous serez progressivement amené(e) à devenir le référent interne A2A pour la gestion administrative des appels d'offres

Réf: 94726c30-1c08-4757-bb69-0c40dadb3ef3