Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) – Travaux Neufs F/H

L'entreprise

N°1 français de l'ascenseur indépendant A2A est une entreprise indépendante et familiale. A2A se distingue par une volonté de satisfaire un équilibre entre salariés, clients et professionnels. Vous trouverez une écoute et des possibilités d'évolution en France et à l'international. Nous avons une très forte volonté d’expansion, A2A regroupe aujourd'hui 15 entités. En fonction de vos compétences et de votre implication, vous pourrez accéder à des postes à responsabilités.

Description du poste

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) ADV – Travaux Neufs pour renforcer notre organisation et accompagner le suivi de nos projets d'installation d'ascenseurs.

Votre mission

Véritable interface entre les équipes commerciales, les responsables travaux, les services administratifs et nos clients, vous assurez la coordination et le suivi administratif des affaires de travaux neufs, de la commande jusqu'à la facturation finale.

Votre rôle est essentiel pour garantir la bonne circulation des informations, le respect des échéances et la fiabilité du suivi des affaires.

Vos principales responsabilités

1. Enregistrement et suivi des commandes

• Réceptionner, vérifier et enregistrer les commandes clients dans notre ERP.

• Contrôler la conformité des dossiers : devis, commandes, conditions commerciales et documents contractuels.

• Assurer l'ouverture et la mise à jour des dossiers d'affaires.

• Suivre les différentes étapes administratives des projets.

2. Coordination et planification des affaires

• Participer à l'élaboration et à l'actualisation des plannings de travaux, en coordination avec les responsables concernés.

• Suivre les dates prévisionnelles de livraison, d'installation et de réception des appareils.

• Anticiper les échéances et alerter les équipes sur les éventuels retards ou points bloquants.

• Faciliter la circulation des informations entre les différents intervenants.

3. Gestion documentaire des projets

• Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs et techniques.

• Collecter les documents nécessaires au bon déroulement des affaires.

• Veiller à la complétude des dossiers : documents contractuels, plans, autorisations, procès-verbaux de réception et documents de fin de chantier.

• Organiser le classement et l'archivage des documents.

4. Suivi de l'avancement et de la facturation

• Assurer le suivi administratif et financier des affaires en cours.

• Mettre à jour les tableaux de bord d'avancement des projets.

• Identifier les étapes déclenchant la facturation conformément aux conditions contractuelles.

• Préparer et suivre les demandes de facturation : acomptes, situations intermédiaires et soldes.

• Suivre les factures émises et contribuer au traitement des éventuels litiges administratifs.

• Participer au suivi des affaires non soldées et des restes à facturer.

5. Relation clients et coordination interne

• Être un interlocuteur privilégié pour les demandes administratives liées aux projets.

• Assurer une communication régulière avec les équipes commerciales et travaux.

• Relancer les différents intervenants afin de garantir le respect des échéances.

• Contribuer à l'amélioration continue de nos méthodes et outils de suivi.

Profil recherché

Vos compétences :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.

• Aisance dans l'utilisation d'un ERP ou logiciel de gestion commerciale.

• Capacité à suivre plusieurs affaires simultanément.

• Bonne compréhension des processus de commande, de planification et de facturation.

• Qualités rédactionnelles et relationnelles.

Vos qualités personnelles :

• Organisation, méthode et rigueur.

• Réactivité et capacité à anticiper.

• Autonomie et sens des responsabilités.

• Esprit d'équipe et sens du service.

• Capacité à relancer, coordonner et faire avancer les dossiers avec diplomatie et fermeté.

Réf: 1c29878d-7e80-4d3d-acb4-72c7db89a08c