Introduction :

Qu’ils soient d’embauche, de motivation, de suivi, d’évaluation, disciplinaire ou autres, les entretiens rythment votre quotidien. Cette tâche chronophage ne peut pourtant pas échapper à certaines règles qui garantiront sa pertinence. Chaque entrevue doit être programmée, préparée, réalisée et enfin consignée dans un compte rendu. Finalement, est-ce que cela ne fait pas trop ? Ne peut-on pas simplifier un peu les choses ?

Avec We Recruit vous pouvez très facilement planifier vos rencontres et inviter les personnes concernées (en quelques clics seulement). Mais saviez-vous que vous pouviez aussi faire d’une pierre deux coups en ce qui concerne la trame de votre entretien et son compte rendu ? Oui, oui, c’est possible avec la fonctionnalité « Rapport d’entretien ». Nous allons voir ensemble les divers usages que vous pourrez faire de cet avantage.

Et si on laissait parler notre imagination ?

Zoom sur la fonctionnalité « Rapport d’entretien ».

La fonctionnalité “Rapport d’entretien” de We Recruit permet de créer des modèles que vous pourrez remployer au gré de vos besoins lors de vos différents entretiens. Il est donc très important de les penser en amont et de le construire le plus précisément possible.

Ces modèles sont facilement modulables par un simple système de bloc de questions. Vous disposez de différents formats de questions qui s’ajustent au mieux aux informations que vous souhaitez collecter. Lors d’un entretien programmé, vous n’avez qu’à ouvrir l’onglet « remplir le rapport » sur la fiche candidat puis vous sélectionnez le modèle prédéfini.

Les rapports d’entretiens sont accessibles dans We Recruit lorsque vous programmez :

• Un entretien de préqualification
• Un entretien physique ou à distance
• Une session collective
• Une prise de références

Vous pouvez les configurer simplement depuis votre onglet paramètre dans le champ modèle.

Pour plus de détails techniques, rendez-vous dans notre FAQ.

L’entretien d’embauche, et les autres alors ?

Vous pensez très probablement à l'entretien d’embauche (ou de recrutement) lorsque nous évoquons les rapports d’entretien. Vous avez pu le constater, cette fonction s’applique aussi aux sessions collectives, prises de références et à la préqualification. Vous avez cependant la possibilité d’aller encore plus loin.

• L’entretien d’intégration :

Après l’embauche, l’onboarding est l’un des enjeux fondamentaux du recrutement. Le bon candidat peut vous échapper si votre onboarding n’a pas convaincu.

Et comment pouvez-vous mettre cela en place ? Eh bien, tout simplement en programmant un entretien d’intégration. L’idée est qu’à différentes dates clefs, vous preniez le temps de rencontrer ce nouveau collaborateur afin de savoir comment se passe son intégration. Chaque date doit aborder les choses sous un angle différent. Au bout d’une semaine, demandez-vous si le collaborateur se sent bien accueilli, s’il arrive à prendre ses marques petit à petit, si d’un point de vue logistique tout se passe bien… Soyez dans le concret dans son organisation quotidienne.

Un peu plus tard, demandez-lui si les limites de son poste correspondent à ses attentes. Il aura eu l’occasion de réaliser ses premières actions et de participer de manière plus concrète à la vie en équipe de votre entreprise. Vos questions pourront alors être plus orientées sur le poste en lui-même et l’adéquation avec la fiche de poste proposée.

Pour cette série d’entrevues, vous devez aussi vous préparer. Vous aurez même peut-être envie de déléguer cette tâche aux managers d’équipe. En élaborant vos questions, vous vous assurez d’accorder la même importance à chaque retour.

• L’entretien de motivation :

Vos collègues peuvent parfois avoir des baisses de régime. Au bout de quelque temps, souvent, une fois la routine bien installée, il faut veiller à ce que la magie des débuts reste intacte. Pour cela, montrez-leur que c’est un sujet important pour vous. Vous ne tenez pas pour acquis l’adhésion et le bien-être de vos collaborateurs.

Dans ce cas, programmez un entretien et sélectionnez le modèle que vous aurez dédié aux entretiens de motivation.

Pour évaluer le niveau de motivation, vous pourrez aisément définir une échelle de valeurs dans le ressenti de vos collaborateurs. Grâce au champ de notation, vous noterez son état d’esprit. Vous pourrez ensuite retrouver cette note sur sa fiche candidat.

• L’entretien de départ :

Parce que l’offboarding est tout aussi important que l’onboarding. Aujourd’hui, tout se sait et chacun est libre d’exprimer son avis aux yeux de tous et toutes sur internet. Alors, soignez les départs, mettez les choses à plat même si tout se passe bien. Il est indispensable de prendre du temps pour comprendre les motivations du départ (causes internes ou externes) et l’expérience globale de votre futur ex-collaborateur au sein de votre entreprise. Ces tête-à-tête vous donneront l’opportunité de désamorcer certains conflits possibles, de laisser un dernier espace d’expression. Dans le cas d’un licenciement, c’est également l’occasion de rassurer sur les perspectives envisageables.

Le point bonus : Si vous conservez le profil de votre collaborateur dans votre vivier, vous gardez aussi en mémoire sur sa fiche le compte rendu de l’entretien de départ. Ce qui peut s’avérer très utile en cas de salarié boomerang.

Twistez vos entretiens

Nous venons de voir qu’il est possible de réaliser d’autres types d’entretiens que les entretiens de recrutement avec la fonctionnalité “Rapport d’entretien”. Mais vous pouvez aller encore plus loin, vous pouvez apporter une touche différenciante. Voici quelques idées pour pimenter vos entretiens.

• Test de connaissance, quiz :

L’entretien d’embauche a pour principal objectif de contrôler les compétences du candidat. En effet, la plupart du temps lors de sa candidature, vous recevez des informations sur son expérience. Mais on le sait, l’expérience n’est pas toujours synonyme de compétence. Pour vérifier cela, certains décident de faire passer des tests aux candidats.

Dans ce cas, la fonction “Rapport d’entretien” peut tout à fait vous être utile. Vous pouvez préparer des questionnaires relatifs aux compétences recherchées pour chaque offre d’emploi. Ainsi, lorsque vous rencontrez le candidat, vous disposez de cette liste d’exigences qui restera la même pour tous.

• Mise en situation :

Pour aller encore plus loin que le questionnaire d’évaluation, on peut également concevoir de véritables mises en situation. Certains postes requièrent des profils qui savent s’adapter à toutes les situations. On pense notamment à des commerciaux, des personnes au service client… Vous devez connaitre leurs réactions, car ils seront représentatifs de l’image de l’entreprise. Pour cela, vous pouvez élaborer des scénarios de mise en situation dans les modèles de rapport d’entretien.

Le champ texte vous permettra de rédiger les solutions de votre candidat aux différentes étapes de l’échange.

Grâce à cette charte préétablie, vous avez la possibilité de reprendre plus tard et à tête reposée les réponses apportées. Vous pourrez par ailleurs les partager avec vos collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement.

• Ice breaker pour les entretiens collectifs

Dans le cadre d’un recrutement collectif, l’ambiance peut être très déterminante. Une réelle dynamique de groupe vous permettra de faire émerger les différents tempéraments. Si le futur collaborateur que vous recherchez est amené à travailler en équipe, les différentes interactions seront étudiées à la loupe. Mais, il vous sera très difficile de faire apparaitre les véritables personnalités dans ce genre de situation. Le manque de temps peut empêcher de créer une dynamique représentative. De plus, il ne faut pas oublier qu’ils sont tous en concurrence. Nous sommes donc dans une configuration très différente de celle que vivra au quotidien votre futur collaborateur.

Pour vous aider à créer rapidement une dynamique de groupe, un ice breaker sera votre meilleur allié.

Petit tips : si vous parlez anglais, vous en trouverez forcément un qui vous plait ici https://toolbox.hyperisland.com/

Grâce aux modèles, vous pouvez créer différentes trames d’ice breaker. Et ainsi les retrouver très facilement lors de vos sessions collectives.

Conclusion

Le rapport d’entretien peut être perçu comme un carcan auxquels vous êtes obligé de vous soumettre. Ils sont pourtant, des supports qui vous permettent de vous assurer de la cohérence de vos différents entretiens. Il vous permet également de garder le fil. Avec la fonctionnalité de We Recruit, vous avez la possibilité de créer des modèles sur mesure qui seront ensuite accessibles en un clic. Vous avez par ailleurs l’opportunité de remplir ses rapports en direct. Un gain de temps considérable.

N’hésitez plus à vous en servir, ils sont vos meilleurs alliés pour des entrevues réussies.

Alors, comment se déroulera votre prochain entretien ?