Assistant Ressources Humaines F/H

L’Assistant RH assure principalement la gestion administrative, opérationnelle et financière du personnel intérimaire (suivi des missions, des temps, des contrats, contrôle des factures et suivi des coûts). Il/Elle veille à la fiabilité des données et au bon déroulement des échanges avec les agences de travail temporaire et les services internes. Il/Elle apporte également un soutien à l’équipe RH sur l’administration du personnel permanent et certaines activités liées à la préparation de la paie.

Missions :

1/ Gestion et suivi du personnel intérimaire (80 %)

Gestion administrative des intérimaires :

• Créer les profils des intérimaires dans le logiciel de gestion des temps et de pointage.
• Assurer le suivi des entrées, des sorties et des fins de mission.
• Vérifier la cohérence des informations relatives aux missions : dates, postes occupés, horaires et éléments contractuels.
• Assurer le suivi administratif des contrats de mission et veiller à leur conformité.
• Être l'interlocuteur privilégié des entreprises de travail temporaire pour toute question ou régularisation administrative.

Gestion des temps et des accès :

• Assurer le suivi quotidien des heures travaillées, des absences et des éventuelles anomalies de pointage.
• Créer, attribuer et suivre les badges des intérimaires ainsi que les droits d'accès associés.
• Veiller au bon fonctionnement et à la fiabilité des données enregistrées dans le logiciel de pointage.
• Réaliser et mettre à jour les outils de suivi : feuilles d'appel, récapitulatifs des heures, extractions et tableaux de présence.
• Transmettre les informations nécessaires aux responsables opérationnels et assurer le suivi des éventuelles corrections.

Contrôle de la facturation et suivi des coûts :

• Contrôler et valider les factures des entreprises de travail temporaire, en vérifiant leur concordance avec les heures réalisées, les contrats et les conditions tarifaires convenues.
• Identifier et traiter les éventuels écarts de facturation, en lien avec les agences d'intérim et les services concernés.
• Veiller au respect des procédures internes et des délais de validation des factures.
• Assurer le suivi quotidien et hebdomadaire des coûts liés au personnel intérimaire.
• Élaborer, actualiser et fiabiliser les tableaux de bord de suivi des heures et des dépenses d'intérim.
• Communiquer régulièrement les indicateurs et les données de suivi aux responsables concernés.
• Participer à l'optimisation et à la maîtrise des coûts liés au recours au personnel intérimaire.

2/ Gestion de l'administration du personnel 

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel : création, mise à jour, classement et vérification des pièces justificatives.
• Participer au suivi des congés, des absences et des arrêts maladie.
• Contribuer au suivi et au contrôle du bon paramétrage du logiciel de gestion des temps et de pointage.
• Assurer le traitement et le suivi des notes de frais, conformément aux règles et procédures du groupe.
• Participer à la rédaction et à la préparation des documents administratifs RH : contrats de travail, avenants, attestations, courriers divers, etc.
• Répondre aux demandes courantes des collaborateurs relatives à leur situation administrative et orienter les demandes spécifiques vers les interlocuteurs RH compétents.

3/ Participation aux activités liées à la paie 

• Participer à la collecte et au contrôle des éléments variables de paie : absences, heures supplémentaires, primes, indemnités et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
• Vérifier la cohérence des données issues du logiciel de gestion des temps avant leur transmission au service paie.
• Effectuer les contrôles de premier niveau et signaler les éventuelles anomalies.
• Participer à la préparation et à la transmission des informations nécessaires au traitement de la paie.
• Apporter un soutien ponctuel à l'équipe RH dans les opérations administratives liées au cycle de paie.

Modalités : CDI sur 39 heures hebdomadaires avec annualisation du temps de travail.