Assistant(e) commercial(e) et administrative F/H

Le Groupe Foliateam

Opérateur pour les entreprises, FOLIATEAM accompagne les entreprises et les organisations publiques dans leur mutation technologique et sert aujourd’hui plus de 7000 clients actifs sous contrat. Avec plus de 400 collaborateurs, FOLIATEAM poursuit une croissance continue depuis 20 ans et réalise 70 M€ de CA.

FOLIATEAM recrute un(e) Assistant(e) commercial(e) et administrative  (H/F) à BALMA (31).

Quelles seront vos missions ?

Rattaché à la Directrice Des Opérations Territoriales, vous serez en charge d'assurer :

Mission principales d’assistante commerciale SMART

• Prise de rendez-vous prospects/clients pour les commerciaux SMART
• Sélection suivant critères définis des AO pour envoi au commerce
• Téléchargement des dossiers AO, réalisation synthèse (visite obligatoire ou pas, critères de notation, spécificités…)
• Prise de rendez-vous pour les visites de sites
• Montage des dossiers de réponses aux AO
  • Réalisation des documents administratifs
  • Réalisation des documents organisationnels
  • Réalisation des documents RSE avec les documents du groupe
  • Vérification des documents techniques
  • Aide au remplissage des BPU
  •  Bouclage et vérification de la conformité des AO
• Mise à jour des dossiers de références (avec aide marketing pour mise en forme)
• Constituer une base de travail commune et standardisée pour réponse aux AO
• Effectuer et suivre les demandes de certificats de capacités aux clients, mise à jour du catalogue des certificats
• Actualisation des BPU sur les marchés gagnés pour mettre à jour les prix des bons de commande associés
• Réalisation des DC4 de sous-traitance
• Assistance aux commerciaux pour rassembler les documents nécessaires à la validation des commandes et aide à la création des liasses (création du devis sous wipsos, mise à jour des consultations fournisseurs)
• Echange avec l’ADV pour la validation des liasses et/ou validation liasses Smart.

Missions annexes

• Réalisation des situations mensuelles de facturation avec les chefs de projet SMART pour les AO publics, échanges clients. Echanges avec le client si nécessaire sur les modalités de facturation,
• Vérification de la bonne prise en compte des situations de facturation par le client avant l’échéance de paiement pour faciliter/débloquer le recouvrement,
• Aide sur le suivi des échéances des chantiers UGAP/RESADIA,
• Réalisation de la facturation client FSO (en support du back office et des assistantes de production,
• Gestion administrative des chantiers,
• Aide sur les litiges,
• Et plus généralement, aide sur sollicitation de la direction des opérations (rédaction de documents, lettres, tableau de suivi etc.).

Ce poste vous correspond-t'il ?

Qualités requises : sens du client, rigueur, autonomie, aisance à l'oral et l'écrit, dynamique, esprit collaboratif

Maitrise de :

• Pack Office (Word, Power point, Excel)
• des règles de facturation 
• Wipsos ou autre ERP

Connaissance des règles des marchés publics et capacités à y répondre
Bonne capacité rédactionnelle

Rémunération :

Salaire à négocier selon profil

Avantages : Ticket Restaurant + Mutuelle

Réf: 65fe9a22-625a-412f-b0b1-1bf4a8515b58