Office Manager CDI temps partiel ou partagé /20h semaine - MADI-24-011-070ADM F/H
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Type de contrat : CDI
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Temps de travail : Temps partiel
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Lieu Paris
L'entreprise
Gemploi est un groupement d’employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel/partagé pour répondre aux besoins d’emplois des Startups, TPE et PME.
Notre adhérent est un pôle de compétitivité de la transformation numérique et de la transition écologique le plus important d’Europe qui regroupe plus de 1000 structures adhérentes.
Description du poste
Objectifs : Assurer le fonctionnement et l’Accueil du lieu
· Office management :
o La gestion des relations avec les prestataires d’entretien (nettoyage, électricité, plomberie, chauffage)
o La gestion des stocks et des relations avec les fournisseurs (consommables informatiques, fournitures de bureau, téléphonie) ;
o Entretien du lieu et des équipements
o Le facility management des sous- locataires (8 organismes);
o La gestion du courrier entrant et sortant, coursiers ;
o Accueil téléphonique ;
o Gestion des ordres de missions des 30 collaborateurs ;
o Communication interne (organisation de réunions interne, rédaction de document de support, organisation d’événement team building)
o Appliquer les procédures de bureau
o Suivi des dépenses
o Archivage
· Régie événementielle :
o Support à l’organisation d’évènements accueillants du public (organisation des espaces, commandes et installation de repas, accueil public)
o Gestion des locations d’espaces événementiels (commercialisation, suivi des demandes clients)
o Régie son/vidéo pour livestream et direct (vMix) pour les événements partenaires
Profil recherché
Compétences :
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- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, teams)
- Maîtrise des fonctionnalités marketing et base de données d’un CRM de préférence Hubspot
- Expérience de travail avec des plateformes d’événements virtuels (Zoom, Teams, Livestorm...)
- Compétences en organisation d’événements et suivi de projets événementiels
- Maitrise de l’anglais appréciée
Ce poste requière des compétences relationnelles et de médiation. Nous recherchons un candidat en capacité de mener des petits travaux d'entretien, ayant une appétence pour l'écosystème du numérique et du milieu de l'innovation.
POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT
Réf: 8c0c6016-d057-4d10-9a80-ae4b9275f790
