Assistant(e) de Gestion Administrative F/H

L'entreprise

Le Groupe Barès.Claverie est une  PME familiale (actuellement gérée par la 4ème génération) créée il y a plus de 125 ans à Perpignan. Le Groupe pratique le commerce de détail de façon responsable et diversifiée. Cette PME compte parmi ses établissements, les enseignes suivantes : Galeries Lafayette, La Terrasse, Amorino ( Perpignan et Canet-en-Roussillon), et Bazarland (Quillan et Canet-en-Roussillon). Acteur majeur de la dynamique économique de Perpignan et ses alentours dans l'Aude, cette entreprise centenaire évolue depuis des décennies avec l'objectif constant de se réinventer afin de satisfaire ses clients. 

Description du poste

Le poste d’Assistant de Direction est basé au sein de la Holding, structure animatrice et stratégique du Groupe, dont le rôle est d’assurer une mission fonctionnelle auprès des opérationnels des sociétés filiales, en tenant compte de leur diversité et spécificités (activités, effectifs, ...).

Sous l'autorité directe du Directeur Administratif et Financier, au travers de missions très polyvalentes que couvre la fonction, vous facilitez et optimisez la gestion administrative de l’activité du service en étroite collaboration avec les différents services de la DAF, Comptabilité, Contrôle de Gestion et Gestion du patrimoine.

Les missions :

1/ ORGANISATION ET ACCUEIL

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DAF (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

2/ GESTION ET SUIVI ET ARCHIVAGE DES COMPTES RENDUS ET DOCUMENTATION

• Réceptionner, trier le courrier et le distribuer aux services concernés.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants. Collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information dans le logiciel de l’entreprise
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

En tant qu’Assistant de Gestion Administrative, vous êtes en relation avec de nombreux interlocuteurs et prestataires de l'entreprise. A ce titre, vous devez :

• Maintenir de bonnes relations avec vos interlocuteurs,
• Veiller à préserver au mieux les intérêts de l'entreprise,
• Remonter immédiatement à votre Direction les informations susceptibles de l’intéresser.

Profil recherché

Rigoureux(se) et méthodique, vous êtes doté(e) d'un bon esprit d'analyse et savez gérer les priorités en toute autonomie.

Fort(e) d’une expérience significative sur un poste équivalent, vous faites preuve d'initiative, d'anticipation et de réactivité.

Vous savez gérer les priorités et vos qualités relationnelles vous permettent de garantir une parfaite collaboration avec l’ensemble de vos interlocuteurs.

Votre aisance sur les outils informatiques vous assure une certaine agilité opérationnelle. 

Vous êtes quelqu'un de discret sachant respecter la confidentialité.

D'une nature impliquée, vous avez de bonnes capacités d'intégration et d'adaptabilité au sein d'une équipe. 

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