Assistant(e) de direction et maîtrise d'ouvrage F/H

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Le poste d’Assistant(e) de Direction et Maîtrise d’ouvrage a pour finalité essentielle d’assister le Directeur Maîtrise d'Ouvrage et l’équipe des Chargés d’opérations et Chargés de travaux.

En raison de son positionnement à l’articulation de l’ensemble des membres de l’équipe, l’Assistant(e) de direction et maîtrise d’ouvrage est garant(e) de l’harmonisation des outils, méthodes et pratiques entre les Chargés d’opérations et Chargés de travaux pour les sujets entrant dans son champ de compétence.

Ses principales missions sont notamment :

ASSISTANCE DU RESPONSABLE DE LA DIRECTION

• Assurer le secrétariat classique de la Maîtrise d’ouvrage
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement du service, traiter le courrier, l’organiser et assurer le classement
• Assurer une mission d’interface entre le Responsable de service et l’équipe
• Tenir les agendas, organiser les déplacements et réunions
•  Répondre aux appels reçus

SUIVI ADMINISTRATIF DE L’ACTIVITE DE MAÎTRISE D’OUVRAGE

• Mettre à jour les tableaux de bord et de reporting de la direction concernant le suivi d’avancement des opérations selon la périodicité et les modalités définies  par la direction
• Vérifier périodiquement la mise à jour des informations relatives aux opérations de maîtrise d’ouvrage figurant dans les outils métiers

SECRETARIAT DES OPERATIONS DE MAÎTRISE D’OUVRAGE

• Dématérialiser et enregistrer les documents des opérations de maîtrise d’ouvrage
• Organiser, préparer les documents des études en vue de la présentation au comité d’engagement, établir les comptes rendus correspondants et les diffuser
• Préparer les documents en vue de la présentation au Conseil d'Administration
• Elaborer les pièces administratives des marchés en relation avec l'ensemble de la Maîtrise d'Ouvrage et le service juridique
• Rédiger et suivre les appels publics à la concurrence en relation avec les chargés d’opérations
• Assurer et garantir le suivi administratif et comptable des opérations en relation avec les chargés d'opération, les entreprises et le service comptable
• Se tenir informé de l’avancement des opérations et assurer une assistance opérationnelle en liaison avec les chargés d’opérations
• Assurer la partie administrative et les suivis des dossiers sinistres des opérations de maîtrise d’ouvrage en cours de chantiers
• Préparation administrative des livraisons clients (planification, établissement dossiers clients, formulaires d'impôts, etc.)

Profil recherché

Formation et expérience : 

• Bac+2 en gestion, assistanat ou secrétariat
• 2 ans d'expérience sur un poste d'assistant administratif et comptable, une expérience en tant qu’assistant de programme immobilier serait un plus

Profil: 

• Maîtrise du Pack Office et plus généralement des outils bureautiques
• Sens de l'organisation 
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à travailler en équipe
• Des connaissances complémentaires en immobilier, bâtiment, maîtrise d’ouvrage, ou Code de la Commande Publique seraient un plus

Ce poste est à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité.

Réf: 0019dcb5-c297-40e6-b366-ef971d214a69