Assistant(e) technique et administratif(ve) F/H

L'entreprise

Fort d’une expérience de plus de 100 ans, Habitat de l’Ill est un bailleur social en constante évolution ancré dans près de 50 communes du Bas-Rhin. Animée par des valeurs de proximité, de service et de confiance, la coopérative s’organise autour de 4 métiers : gestion locative, accession, syndic de copropriété et location de locaux d'activité. Acteur du bien vivre ensemble, nous proposons de nouveaux dispositifs innovants adaptés aux enjeux sociétaux en ayant à cœur des valeurs humaines.

Description du poste

Le poste d’assistant(e) technique et administratif(ve) a pour finalité essentielle d’assurer les activités de relation clientèle et de gestion administrative du département technique.

Ses principales missions sont notamment :        

• Mener l’interface entre les prestataires et les locataires pour l’ensemble des tâches en lien avec le département techniques (travaux, sinistres, demande d’adaptation, maintenance…).
• Effectuer les bons de commandes ou CFM selon les procédures en vigueur
• Etablir les statistiques mensuelles, tableaux de bord et les analyses relatives à l’activité du département technique en relation avec le service de contrôle de gestion. (CRM/BUDGET/TDB HSS…)
• Assurer la saisie et l'imputation des bons de travaux de la régie interne
• Effectuer les bons de commande et les refacturations locataires si nécessaire lors d’intervention d’entreprise externe
• Réaliser l’édition, la comptabilisation et l’envoi des factures de réparations locatives lors de travaux réalisés par la régie interne
• Création et enregistrement des CRM et émission des bons de travaux relatifs à ces CRM.

GESTION DES SINISTRES ET DOMMAGES OUVRAGES

• Effectue le suivi des demandes d’indemnisation auprès des assurances
• Gestion des tableaux de suivi
• Traitement administratif des déclarations d’assurances
• Prise de rendez-vous expertise
• Traitement des réponses CRM relatives aux sinistres

GESTION DES DEMANDES D’ADAPTATION DE LOGEMENTS

En lien avec le responsable de département technique :

• Réception pour traitement des CRM et DIT
• Validation de la recevabilité du dossier
• Organisation et établissement des comptes rendus de la Commission
• Suivi des conventions
• Demande et suivi des subventions
• Commande et suivi des travaux d’adaptation en lien avec le responsable de département technique

GESTION DE LA BASE DE DONNEES DANS L’OUTIL INFORMATIQUE

• Intégrer aux différents outils de gestion du patrimoine les différentes données des travaux effectués lors de travaux d’adaptation ou de gros entretien (My PPE, D3A, ERP…)
• Constituer une base de données fiable, restituer les données aux prestataires lors de besoin

GESTION ET ORGANISATION DES TRAVAUX EN REGIE ET HSS ®

• Assurer l’interface entre les prestataires et les locataires
• Organiser les différents passages sur place (visites avant chantier, inspections, réceptions.)
• Suivre les commandes et factures
• Ajout aux plannings des intervention en régie et saisie des bons de travaux régie

Profil recherché

Compétences requises : 

• Sens de l'organisation et des priorités
• Gestion de reporting 
• Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité
• Aisance dans la communication avec divers interlocuteurs (prestataires, locataires)

Formation et expérience :

Une expérience dans un poste similaire serait un plus.

Ce poste est à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité à compter de mi-mai.

Avantages :

• 13 eme mois

• Prime de vacances

• Tickets restaurant

Réf: 8e1a73bd-8885-49b5-935b-48b67cea4367