Assistant(e) administratif(ve) et pédagogique F/H

L'entreprise

L’ÉCOLE DE LA PASSION CRÉATIVE

Créée en 2001, e-artsup est une école de création visuelle et numérique. Présente dans onze villes en France : Paris, Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Montpellier, Nantes, Strasbourg, Toulouse, Tours et Nice, elle compte 2 500 étudiants chaque année.

Membre du Groupe IONIS, l'école est au cœur de campus urbains pluridisciplinaires composant ainsi un écosystème global avec des écoles de business, de marketing, et d’informatique.

Description du poste

Gérant des aspects aussi variés que le suivi des heures de cours des intervenants, l’établissement des contrats, ou le suivi des dossiers des étudiants, l’assistant pédagogique et administratif est au cœur de l’activité de l’école. Premier point de contact pour les intervenants et les étudiants, ses journées sont riches et variées.

Dans ce rôle, directement rattaché au directeur du campus, vous déployez et assurez le cadre des orientations pédagogiques et administratives de l’établissement. Vos missions principales sont :

• Organisation des plannings, des attributions de salles et des interventions pédagogiques : en interaction avec la direction de campus et les intervenants, vous formalisez le planning de formation en allouant les ressources nécessaires
• Organisation de la vie des étudiants sur l’école, et accompagnement sur les outils et la formation: d’un point de vue formel, vous gérez les feuilles de présence et la collecte des justificatifs (retards, absence),  éditez les bulletins, accompagnez les conseils de classe, sans oublier la forte composante humaine de votre poste dans le soutien et l’accompagnement quotidien des étudiants
• Suivi des flux administratifs des intervenants
• collecte des documents administratifs, suivi de l’établissement des contrats et des facturations, recensement des heures effectuées pour l’établissement de la paie et des chèques déjeuner, déclarations au rectorat
• Suivi des flux administratifs des étudiants
•  gestion des communication administratives (pré-rentrée, collecte des contribution de vie étudiante et de campus, demandes de réinscriptions…) et accompagnement au quotidien à la réalisation de ces actes, établissement des documents scolaires (attestations, convocations…)
• Vie du campus
• Etablissement des bons de commande et réception et enregistrement des factures
• Possibilité de participation ponctuelle à des événements internes à l’école

Profil recherché

Expérience

• Une première expérience dans le domaine de la gestion administrative est nécessaire
• Une expérience dans le domaine pédagogique est un plus déterminant

Compétences requises :

• Grande aisance avec les outils informatiques et le Pack Office
• Maîtrise du publipostage
• Savoir lire et comprendre un contrat
• Durant les premières semaines, vous serez accompagné et formé aux outils et aux procédures internes. Une connaissance du monde de la pédagogie, et d’outils tels qu’Hyperplanning vous facilitera la tâche. Il ne s’agit pas pour autant d’un pré-requis discriminant.

Qualités :

• Un grand sens de l’organisation: vous serez amené à mener des tâches très variées, sans jamais perdre le fil 
• Une personnalité chaleureuse et volontaire: nos formations sont exigeantes, et nos étudiants méritent que nous les accompagnions avec dynamisme et optimisme

Le campus ne disposant pas de place de parking, nous vous recommandons de privilégier les transports en commun.

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

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