Stage - Groupes et Evènements H/F

L'entreprise

Au cœur du XVIIᵉ arrondissement, entre le parc Monceau et Batignolles, La Fondation dévoile un lieu exceptionnel de plus de 10000m2 imaginé par les designers Roman & Williams.

Il accueille en son sein un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, ainsi qu’un club de sport intégrant un mur d’escalade et une piscine semi-olympique chauffée.

Description du poste

Intégré(e) à l’équipe Sales & Evènements, le/la stagiaire contribue activement au bon fonctionnement du service Evènementiel, en assurant le suivi rigoureux des réservations groupes et des demandes liées aux évènements. Il/elle est un véritable relais entre les différents services de l'hôtel et les clients.

Sous la responsabilité du Responsable Evènementiel, vos missions principales seront les suivantes :

 

Responsabilités et tâches :

·       Contrôle des réservations individuelles et groupes :

o   Vérification quotidienne de la cohérence des réservations (dates, tarifs, typologie des chambres, demandes spécifiques).

o   Alerte sur les anomalies ou incohérences détectées dans le PMS.

o   Suivi et mise à jour des dossiers de réservation selon les retours clients.

·       Gestion des demandes entrantes de conciergerie

o   Réception et traitement des demandes de restaurants, activité et transferts

o   Transfert vers les bons interlocuteurs ou prise de messages précis.

o   Réponse proactive aux demandes d'information générale.

·       Traitement de la boîte mail de la Réception :

o   Lecture, tri et réponse aux courriels clients et partenaires dans les délais impartis.

o   Classement des courriels et suivi des demandes en cours.

o   Coordination avec les autres départements pour assurer une réponse complète.

o   Etablissement des feuilles de fonctions pour les demandes spéciales (anniversaires, décorations, allergies, mises en places diverses…)

·       Gestion des demandes de groupes :

o   Suivi administratif des demandes (réception, traitement, réponse et mise à jour des fichiers).

o   Coordination avec les équipes commerciales, hébergement et restauration.

o   Mise à jour régulière des dossiers groupes dans les outils de gestion.

·       Tâches annexes :

o   Participation aux briefings quotidiens.

o   Contribution à la qualité de l’accueil et à la satisfaction client.

o   Appui ponctuel à la réception selon les besoins opérationnels.

 

 

Profil recherché

PROFIL 
•    Étudiant(e) en formation hôtelière ou tourisme (BTS, Bachelor, Licence professionnelle, etc.).
•    Première expérience dans un hôtel haut de gamme souhaitée (stage ou alternance).
•    Excellente présentation, sens de l’accueil et aisance relationnelle.
•    Français courant et anglais professionnel exigés (une troisième langue est un plus).
•    Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word).
•    La connaissance d’un logiciel hôtelier (PMS MEWS) est un atout.
•    Rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle.

Réf: 373c9ce3-03df-4a65-a624-40c2ed9e7109