“Être agile” 🤸, voici l’une des caractéristiques d’Ubiflow. L’agilité est incontournable pour évoluer sur notre marché mais pas que. Nous l’appliquons également dans la gestion de nos ressources humaines qui est le carburant de notre réussite. C’est pourquoi, cette année, nous avons décidé de retravailler notre processus des entretiens RH afin de le rendre davantage pertinent. Et pour cela, on a gardé ce qui fonctionne et revu ce qui fonctionnait le moins.

 

Les entretiens RH mis en place chez Ubiflow permettent d’ouvrir le dialogue et de renforcer les échanges entre le collaborateur et son manager, et désormais avec la responsable RH. Ce processus révisé permet un suivi rapproché et régulier de nos talents.

 

 

Les entretiens semestriels ✌️

Un rendez-vous d’échange privilégié et d’écoute mutuelle pris tous les 6 mois entre le manager et son collaborateur, tel est l’engagement des entretiens semestriels. L’objectif de cet entretien est l’évaluation de l’activité du collaborateur mais pas seulement, puisqu’il permet d’aborder différentes thématiques RH.

 

Ce duo collaborateur/manager aborde en toute transparence des sujets récurrents d’un entretien à l’autre : 

  • l’état d’avancement du plan stratégique de l’entreprise (il n’y a pas de secret, chaque collaborateur est acteur de ce plan !)

  • le bilan de la période écoulée : les faits marquants, les compétences développées et les contributions apportées

  • l’évaluation de l’activité : suivi des objectifs, gestion du temps et de la charge de travail

  • l’organisation du télétravail

  • les projets d’évolution interne, de mobilité, voire de départ (il n’y a pas de sujet tabou)

  • les souhaits d’évolution de la rémunération et du pack social (un temps d’échange est programmé chaque année)

  • les besoins en formation professionnelle

 

Et des sujets ponctuels qui peuvent varier en fonction du contexte : le respect des valeurs de l’entreprise ; les motivations et les insatisfactions liées au poste ; les relations de travail ; la reconnaissance du travail et le niveau d’autonomie accordée ; la proposition d’objectifs et de projets individuels / collectifs ; l’environnement de travail ; la vie dans l’entreprise ; etc.

 

Et concrètement, qu’est ce que ça donne ce suivi rapproché ? 

👀 Zoom sur Benjamin, responsable du pôle relation client.

 

En 2022, après la fusion de 2 pôles, Benjamin devient responsable d’une équipe de 15 personnes. Lors des entretiens semestriels qui ont suivi cette fusion, il est ravi de constater avec son manager, Marc, la réussite de ce projet ambitieux qui se concrétise avec de bons résultats. Mais il alerte également ce dernier sur les difficultés non négligeables qu’il rencontre dans la gestion de ce pôle : surcharge de travail, pression ressentie, difficulté à déléguer… 

 

Ces moments d’échange ont donc permis à Marc de prendre la mesure de ses difficultés, d’apporter rapidement des conseils avisés (présentation d’un outil permettant de suivre plusieurs sujets à la fois, ré-orientation vers les sujets prioritaires, etc.) et enfin de réfléchir à une meilleure organisation de ce nouveau service. Depuis, deux superviseurs ont été nommés au sein de l’équipe, ce qui a permis à Benjamin de retrouver un meilleur équilibre dans ses missions de manager, de l’énergie et du plaisir dans son travail.



Les entretiens professionnels 🚀

L’entretien professionnel, qui est un dispositif obligatoire, est réalisé tous les 2 ans et apporte une dimension différente de celle de l’entretien semestriel. Chez Ubiflow, il est désormais réalisé avec la référente RH ce qui permet au collaborateur de changer d’interlocuteur, de se détacher de ses missions quotidiennes en réalisant une forme d’introspection professionnelle.

 

Cet exercice amène le collaborateur à : 

  • prendre de la hauteur sur ses missions au sein de l’entreprise, ses compétences mobilisées, ses réussites et ses difficultés,

  • réfléchir à ses perspectives d’évolution professionnelles en termes de métier, missions, responsabilités, projets, etc.

  • faire le bilan de son parcours de formation et échanger sur les dispositifs existants.

 

Tous les 6 ans, cet entretien est complété par un “Bilan à 6 ans”. Il s’agit d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel qui permet d’aller encore plus loin dans la prise de recul du chemin parcouru.

 

Enfin, une trame spécifique est également prévue pour les entretiens professionnels de retour de longue absence qui sont réalisés par le manager. Cet entretien est incontournable pour accueillir dans de bonnes conditions nos collaborateurs qui se sont absentés plusieurs mois. Le manager peut ainsi recueillir les ressentis, les appréhensions et les projections liés au retour de son collaborateur. Il peut également lui exposer le contexte et les changements survenus pendant son absence au niveau de l’entreprise et du poste. Tous deux peuvent échanger sur le projet professionnel du collaborateur ainsi que sur les attentes et les besoins nécessaires pour mener à bien ce projet (formation, conditions de travail, compétences requises…).

 

Et concrètement, quel est l’intérêt de mener des entretiens professionnels ? 

👀 Zoom sur Julien, technicien relation client

 

En 2022, Julien informe son manager, Benjamin, de son nouveau projet professionnel. Il se forme sur son temps personnel au métier de monteur vidéo et motion designer afin de créer son auto-entreprise. Julien est un très bon élément au sein de l’équipe. Il a convenu avec son manager, suite à son entretien professionnel, de réduire progressivement son temps de travail. Cet accord mutuel est un compromis sécurisant à la fois pour lui afin de lancer en douceur son activité et pour Benjamin, en lui laissant le temps de redimensionner son équipe.

 

 

Ubiflow met donc l’accent sur ces 2 formats d’entretien qui ont fait leur preuve de par leur périodicité et en s’adaptant régulièrement au contexte et aux besoins exprimés. Mais ce n’est pas tout ! D’autres formats d’entretien viennent compléter notre processus de gestion de nos ressources humaines. La suite est à retrouver dans l’article suivant 😉.