Intégrer une nouvelle entreprise, c’est comme entamer un voyage vers une destination inconnue. Le nouveau collaborateur a préparé son périple en déterminant ses attentes, en ciblant les annonces appropriées, en posant des questions pertinentes lors des entretiens, en découvrant le lieu de travail et en échangeant avec les protagonistes en charge du recrutement (RH, manager, équipe). Pour autant, lorsqu’arrive le jour J et durant les premières semaines d’immersion, il peut se trouver confronté à un mélange d'excitation et d’appréhension.

 

Alors, chez Ubiflow, pour mettre nos nouvelles recrues dans les meilleures dispositions qui soient, nous leur avons concocté un parcours d’intégration digne de ce nom. Nous souhaitons leur offrir un cadre plaisant et enrichissant dans lequel elles se sentent attendues, accompagnées en toute bienveillance et valorisées.

 

Dans cet article, nous allons vous présenter en détail notre processus d'onboarding. Vous découvrirez que chez nous, l’onboarding ne s’arrête pas au premier jour d’accueil et à quelques goodies mais qu’il est étalé dans le temps pour garantir une expérience positive et susciter l’engagement.

 

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 Alors, quelles sont les étapes de notre onboarding ?

 

  1. Tisser des liens

Il est essentiel de préparer le terrain afin de garantir une bonne intégration. Au-delà des démarches RH légales et de la préparation du poste de travail, notre responsable RH et le futur manager commencent à créer du lien avec le nouveau collaborateur. Ils se rendent ainsi disponibles pour répondre à ses premières questions et lui communiquent en amont des informations pratiques, par exemple le déroulement de son premier jour. De plus, pour faciliter son intégration et encourager les échanges, nous demandons au nouvel arrivant, s’il le souhaite, de rédiger une présentation personnalisée (hobbies, activités sportives ou culturelles, portrait chinois…) à destination des collaborateurs de l’entreprise. Il est plaisant et intriguant de savoir que notre futur collègue partage la même passion 🎸 !

 

  1. Un accueil chaleureux le jour J

Le jour J rime parfois avec attente interminable à l’accueil de sa nouvelle boîte ou à son nouveau poste de travail, dans l’espoir que quelqu’un nous prenne en charge… Exit ce sentiment embarrassant ! Chez Ubiflow, notre responsable RH prend le temps nécessaire pour accueillir, échanger avec nos nouvelles recrues, présenter le package RH et remettre les documents utiles (et quelques goodies, c’est vrai 😉). Sans transition, le manager présente l’équipe, le lieu de travail en toquant à chaque bureau du château et démarre en douceur la formation du collaborateur. Et enfin, pour une bonne prise en main de son poste, notre coach en outil interne vient présenter dans la journée les différents outils IT utilisés chez Ubiflow.

 

  1. Le plein de rencontres

Le premier jour s’est bien passé, on entre rapidement dans le vif du sujet et, il faut bien l’avouer, il y a pas mal d’informations à assimiler 😅 (produits, outils, process, etc.). Pour y arriver et afin de préserver nos nouvelles recrues, nous leur planifions de manière échelonnée des rencontres enrichissantes avec différents interlocuteurs de l’entreprise. Seul ou à plusieurs, nos petits nouveaux rencontrent tour à tour : 

  • Notre président fondateur qui présente le groupe et sa vision, la stratégie de l’entreprise et les valeurs ;

  • Notre directeur général qui axe sa présentation sur l’historique d’Ubiflow, notre activité, nos produits, notre organisation ;

  • Le manager de chaque pôle qui présente son équipe, ses missions, ses objectifs ou encore les interactions à venir ;

  • Les membres titulaires du CSE qui exposent leur rôle et leurs missions au sein de notre organisation.

Et pour parfaire ce parcours de rencontres, nous organisons un temps convivial (et gourmand 🥐) avec l’ensemble des équipes durant lequel le nouveau collaborateur peut librement se présenter.

 

  1. Formation et soutien

Évidemment, nous transmettons toutes les clés nécessaires à la réussite des missions et des objectifs au travers de la formation individualisée dispensée durant les premiers mois. L’une des forces non négligeable de notre parcours d’intégration reste la disponibilité et l’investissement des managers et de l’ensemble des collègues. Tous se mobilisent pour partager leur savoir faire, nos processus, notre culture et notre mode de fonctionnement. Et tout cela dans une ambiance familiale et communicative.

 

  1. Expérience collaborateur

Parce que nous cherchons sans cesse à nous améliorer, nous donnons la parole à nos nouvelles recrues. Des points de suivi individuels sont régulièrement organisés avec le manager et à l’issue de leur période d'essai, elles ont l’opportunité de donner leur avis sur leurs premiers mois au château en complétant un rapport d’étonnement. Chaque retour d’expérience est précieux et les rapports sont analysés avec attention. C’est également une belle occasion pour elles d’appliquer notre valeur de transparence et d’être impliqués rapidement dans la vie de l’entreprise.

 

Ce sont nos collaborateurs qui parlent le mieux de notre processus d’onboarding. Découvrez leurs retours d’expérience au travers de témoignages : 

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Chez Ubiflow, nous sommes convaincus que l’onboarding est une étape cruciale qui contribue à la réussite des collaborateurs et à renforcer leur engagement à long terme. Il est donc indispensable de leur offrir un accompagnement construit et rassurant. Pour cela, nous mettons l’accent sur le lien avant même leur arrivée, un accueil chaleureux, des rencontres variées, la transmission des connaissances, le soutien collectif et le suivi individualisé.