Assistant de gestion - Alternance F/H

L'entreprise

Le temps partagé, vous connaissez ? Ce quotidien varié, rempli de nouvelles rencontres et de missions différentes au sein d'entreprises de secteurs d'activité divers... Plutôt plaisant non ?

Eh bien en alternance au sein de la structure Vénétis, c'est tout pareil. Vous partagez votre temps, non pas entre plusieurs entreprises, mais entre l'école et nous ! 

Description du poste

Vous recherchez à découvrir le milieu de la gestion d'entreprise en Alternance sous toutes ses coutures ? Participer au rayonnement local d'une association morbihannaise et ligérienne spécialisée dans le temps partagé ? Intégrer une équipe de 20 personnes attachée à un travail bien fait, opéré dans un cadre humoristique ? 

Basées à Vannes, nos 3 wonderwoman au pôle support de Vénétis, souhaitent vous transmettre leurs connaissances pour accompagner le développement de vos compétences en administratif, en comptabilité, en accueil, dont elles détiennent tout plein de secrets !

Ce poste en Alternance en assistanat de gestion ayant déjà été un franc succès grâce à notre ancien alternant (coucou Hugo si tu nous lis !), nous renouvelons l'expérience ! Alors, prêt.e à avoir  des paillettes dans les yeux ?!

Voici les missions essentielles qui vous seront confiées afin d'imaginer votre quotidien chez Vénétis :

• Garantir un accueil téléphonique et physique de qualité auprès des divers interlocuteurs (dirigeant.e.s d'entreprises, candidat.e.s, salarié.e.s, partenaires, prestataires, etc)
• Rédiger des courriers divers (pas au stylo à plume hein, par mail généralement…) : relances, relevés d'heures, invitations aux événements internes et externes, etc.
• Assurer la saisie comptable (120 factures mensuelles, règlements clients, etc)
• Gérer le suivi adhérents : sortir un état des adhérents dus et les relancer si nécessaire en cas de retard ou de non-paiement
• Participer à la digitalisation de différents process internes
• Evidemment, que serait l'administratif sans l'archivage et le classement des documents (contrats de travail et avenants, adhésions entreprises, etc.) ? ;)
• Intervenir pour d'autres missions de gestion ponctuelles !

Contrat : en contrat d'apprentissage. Le rythme de votre alternance est idéalement réparti comme suit : 3 jours en entreprise / 2 jours en cours. Bien sûr, s'il s'agit d'un rythme différent, nous sommes ouverts !

Durée de l'alternance : nous recherchons une personne étant disponible à minima sur une année, voire deux selon le type de diplôme préparé. Pour être cohérents avec les missions proposées ci-dessus, nous pensons que la préparation d'un BTS serait compatible.

Date de démarrage : une prise de poste en juillet 2024 serait idéale (l'été pour être formé.e et opérationnel.le en septembre à la reprise d'activité : elle est pas folle la guêpe). Sinon, nous attendrons la rentrée classique en septembre 2024.

Le process de recrutement :

• Un premier échange téléphonique avec la chargée de recrutement qui a rédigé cette annonce (pour que vous puissiez la couvrir d'éloges)
• Une rencontre en présentielle à Vannes avec 2 personnes de l'équipe Vénétis, suivie d'un cas pratique sur Word de 30 minutes
• Une dernière entrevue avec 2 membres de l'équipe support pour valider la candidature !
• Une signature de contrat après la rencontre avec l'équipe autour d'un café/thé dans nos locaux vannetais :)

Profil recherché

Pour être en adéquation avec ces missions, nous désirons accueillir une personne en phase d'intégrer ou de poursuivre sur un BTS en première ou seconde année en Assistanat de gestion, Assistanat PMI-PME ou toute formation équivalente !

Nous aimerions une première expérience (stages compris) dans le milieu professionnel afin d'être déjà familiariser avec l'environnement entreprise.

Pour répondre à nos besoins et attentes, nous attendons de vous certains savoir-être et savoir-faire pour asseoir une posture professionnelle adaptée à la gestion en entreprise. Mais que met-on derrière ces termes ?! Voici notre lettre au père Noël : 

• Une très bonne expression orale. Eh oui, le téléphone sonne souvent chez nous et les passages au bureau sont nombreux. Être clair.e dans ses propos, s'adapter aux différents interlocuteurs et  utiliser un vocabulaire adapté sera indispensable (tout comme l'amabilité !)
• Comme l'un va rarement sans l'autre, nous porterons une attention particulière à l'aisance rédactionnelle également (orthographe, syntaxe, mise en forme…), les mails faisant partie intégrante du quotidien en gestion.
• De nature curieuse, vous osez ! Oser quoi ? Poser des questions quand vous ne comprenez pas mais être allé.e chercher en amont des informations en autonomie pour tenter de comprendre, tester même si vous faites une erreur.
• Vous aimez découvrir de nouvelles missions ! En fonction de vos appétences sur certains sujets, nous serons ravi.e.s d'agrémenter vos connaissances sur des sujets plus larges que ceux renseignés dans cette offre d'alternance !
• Vous êtes en capacité de switcher d'un logiciel à un autre sans difficulté. Naturellement, vous serez accompagné.e dans la prise en main de chacun d'entre eux. De manière générale, les outils digitaux vous éclatent !
• Au sein d'un service support, il y a aussi la fameuse notion de confidentialité : traiter des informations sur les salarié.e.s, les candidat.e.s, les entreprises, c'est faire preuve de discrétion. 
• Nous serons attentifs à votre capacité à vous remettre en question : savoir admettre quand vous vous êtes trompé.e, savoir se questionner, accepter les remarques constructives d'amélioration !
• On rigole beaucoup chez Vénétis : prenez en compte ce critère pour savoir si vous vous projetez dans un environnement professionnel sérieux mais avec une équipe adepte du millième degré !!!

Pourquoi candidater chez nous :

Association en perpétuels mouvements, nous améliorons nos process de façon continue. Nous aimons transmettre ! Nous donnons accès à toutes les explications nécessaires à la bonne marche de chacun. Chaque intégration est faite pour que la recrue se sente membre à part entière de l'équipe Vénétis. Ici, nous travaillons beaucoup (beaucoup beaucoup) en équipe et communiquons énormément entre les différents services. Chaque équipe est un maillon de Vénétis où toute personne a sa place, dont vous ! ;)

Ici, en explorant notre chaîne YouTube, vous découvrirez des témoignages de nos salarié.e.s en temps partagé !

PS : bon, et notre objectif en off à l'idée de vous recruter en alternance ?

Que vous n'ayez plus envie de nous quitter à l'issue de l'alternance (c'est un peu notre égo qui parle...), que vous ayez découvert un tas de missions diversifiées et que vous ayez pris goût au métier… 

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