Assistant polyvalent – Achats, Services Généraux & Support Administratif F/H

L'entreprise

Spécialisée dans la conception et l’intégration de transstockeurs et entrepôts automatisés sur-mesure viastore SYSTEMS France fait partie du groupe TICO (Toyota), tout en conservant une identité d’entreprise familiale à taille humaine.

Présente sur le marché de la logistique automatisée depuis plus de 50 ans, viastore vous offre la possibilité de collaborer sur des projets d’envergure avec des clients de renoms.

Description du poste

Missions principales

En tant qu’Assistant(e) Polyvalent(e), vous intervenez en appui à plusieurs services de l’entreprise. Vous êtes principalement responsable de la gestion des achats pour l’ensemble de l’entreprise, de l’organisation des déplacements professionnels (travel management) et du suivi de la flotte automobile. Vous prenez également en charge des tâches administratives transverses et apportez un soutien ponctuel au service comptable.

Gestion des achats

• Gestion des achats pour tous les services (fournitures, consommables, équipements, matériel IT, commandes projets)

• Rédaction et envoi des demandes de devis

• Analyse et comparaison des offres fournisseurs

• Négociation des prix, conditions commerciales et contrats cadres

• Suivi budgétaire et passation des commandes dans le respect des budgets

• Saisie et traitement des commandes dans SAP

• Suivi des livraisons, gestion des relances, litiges et archivage

• Gestion de la relation fournisseurs

Organisation des déplacements professionnels et gestion de la flotte automobile

• Organisation des voyages d’affaires : transport, hébergement, respect du budget

• Optimisation des coûts liés aux déplacements

• Gestion de la flotte automobile : contrats de location, entretiens, sinistres, documents administratifs (cartes grises, assurances)

Services généraux

• Accueil des prestataires

• Suivi des contrats d’entretien des locaux (ménage, espaces verts, etc.)

• Gestion des contrats de location (machine à affranchir, fontaine à eau, etc.)

Support administratif et comptable

• Saisie des commandes clients dans l’ERP

• Participation à la facturation client (édition, envoi, archivage)

• Appui lors des bilans comptables

• Réalisation de tâches administratives diverses pour les différents services (classement, tableaux de suivi, préparation de documents)

Profil recherché

Nous recherchons une personne disposant de compétences techniques solides et de réelles qualités organisationnelles et relationnelles.

Vous maîtrisez SAP ou un ERP équivalent, et vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Vous utilisez facilement les outils collaboratifs, notamment Microsoft Teams.

Vous avez un bon niveau d’anglais professionnel, indispensable pour échanger avec les fournisseurs, gérer des réservations ou consulter des contrats.

Vous possédez d’excellentes capacités de communication, à l’écrit comme à l’oral. Vous êtes rigoureux(se), précis(e), et attentif(ve) aux détails. Organisé(e) et autonome, vous savez gérer vos priorités efficacement et faire preuve de réactivité face aux imprévus.

Vous êtes capable de mener plusieurs tâches de front tout en conservant un bon niveau de qualité et de fiabilité.

Votre sens du service, votre esprit d’initiative et votre aisance relationnelle seront des atouts essentiels pour ce poste.

Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et traiter les informations confidentielles avec le plus grand respect.

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