Assistant(e) Administratif(ve) et Chargé(e) d'Accueil F/H

L'entreprise

Vivacy, acteur de premier plan dans le domaine de l’esthétique médicale et de l’anti-âge a été fondée en 2007. Cette société française de renom s’est rapidement spécialisée dans la création, la production et la distribution de dispositifs médicaux de pointe à base d’acide hyaluronique.

Entreprise dynamique de plus de 350 collaborateurs dans le monde, nous recherchons de nouveaux talents pour intégrer nos équipes qui sauront apporter une réelle valeur ajoutée.

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d’Accueil » pour notre site d’Archamps (Haute-Savoie)

Sa mission principale est d’organiser l’accueil des visiteurs, de les renseigner et d’établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d’accueil et d’information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.).

Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d’organisations d’évènements, ou en support à des activités ponctuelles.

Accueil / Communication :

• Accueillir les personnes et identifier leur demande :
• Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
• Gérer le standard téléphonique :
• Prendre des appels, des messages
• Orienter et filtrer les appels téléphoniques
• Gérer l’attente en cas de saturation des postes
• Contrôler l’accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges)
• Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs
• Gérer l’affichage des communications internes dans les différents bâtiments

Secrétariat :

• Procéder à l’enregistrement, au tri et à l’affranchissement du courrier
• Remettre le courrier aux personnes concernées
• Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR.
• Assurer le suivi et l’archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ...)

Gestion/ Organisation :

• Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs
• Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, ...)
• Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés
• Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement
• Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs
• Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l’engagement des collaborateurs

Missions Spécifiques

• Soutien à l’assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers...
• Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers
• Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior...
• Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l’affichage, coffrets...)

Profil recherché

Formation initiale :

Bac +2 (BTS, DUT) en assistanat administratif, tourisme ou gestion commerciale.

Expérience :

Expérience de 3 à 5 ans sur une fonction d’accueil de clients ou visiteurs, ou domaine administratif, commercial.

Connaissances (savoirs) :

• Outils informatiques (Office 365), fonctionnalités du standard téléphonique + machine à affranchir
• Techniques de communication et d’accueil
• Techniques administratives : rédaction, classement et archivage
• Travail dans un environnement à forte culture réglementaire/Qualité

Compétences requises (savoir-faire)

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes
• Discerner les informations confidentielles (interne/ externe)
• Travailler en équipe, en collaboration avec d’autres services
• Utiliser les outils bureautiques
• Anglais professionnel

Qualités personnelles (savoir-être)

• Bonne présentation
• Goût du contact et aptitude à communiquer (oral/écrit)
• Proactivité, être force de proposition
• Organisation, rigueur, ponctualité, polyvalence, réactivité
• Sens aigu de la confidentialité, discrétion

Réf: 97f46784-c731-4091-ad46-d64544038722