Responsable des services au sein de la maison F/H

L'entreprise

L'association ADAR Provence existe depuis 1973. Plus de cinquante ans consacrés à la gestion et à l'animation d'une organisation associative dédiée à l'aide à domicile des plus fragiles mais également de maintenir ou recréer du lien social. 

La relation d’aide c’est avant tout la rencontre de deux personnes ou celui qui vient aider respecte l’autre dans sa liberté de mener sa vie comme il l’entend.

Description du poste

Préambule :
Le/la salarié(e) est employé(e) par le prestataire, son responsable hiérarchique. La supérieure locale et son conseil local sont les interlocuteurs fonctionnels de la prestation. Les sœurs restent, selon leurs possibilités, associées aux services liés à la vie quotidienne. Des points réguliers entre supérieure locale, salarié(e) mandaté(e) et direction du prestataire permettront d’ajuster la prestation.

Le/la salarié(e) assure un rôle de responsable et supervise l’ensemble des services de la maison, en garantissant leur bonne exécution pour la vie quotidienne de la Fraternité. Il/elle s’appuie sur les services supports du prestataire. Il/elle assure l’interface avec les intervenants du service à domicile dans le cadre des conventions et contrats établis (plan d’aide, aide à la vie quotidienne, ménage, linge), financés en partie par l’APA, la CAVIMAC ou le crédit d’impôt.

Avec l’économe générale et la supérieure locale, il/elle contribue à l’élaboration et au respect du budget de fonctionnement. Il/elle coopère avec les responsables de l’Institut, la supérieure locale et son assistante, et participe à l’organisation et au devenir de la maison.

Coordination du personnel

1. Référent(e) de l’ensemble du personnel, en lien direct avec eux, et particulièrement avec l’infirmière (responsable des soins). Il/elle organise les remplacements et conduit les entretiens annuels (l’IDE reste responsable des soins).

2. Organisation des réunions internes.

3. Signature des conventions avec écoles et organismes pour les stagiaires tutorés par l’IDE.

4. Référent(e) des prestataires (SAAD, Medirest…).

5. Recrutement des personnels d’accompagnement et de soins avec la supérieure locale ; validation finale par l’économe générale.

6. Élaboration du plan de formation en lien avec l’IDE.

Garantie des services

Il/elle veille à la bonne répartition et au bon déroulement des services (sœurs, personnels, prestataires) et favorise la participation des sœurs. Il/elle s’assure de l’adaptation des services aux besoins et à la sécurité.

Responsable de la propreté et de la sécurité des bâtiments, il/elle prépare les commandes de produits d’entretien, validées par la supérieure. Il/elle suit les opérations de maintenance, déclenche les réparations, contractualise si nécessaire et contribue aux plans de travaux d’entretien (validés par la supérieure locale ou le Conseil Général selon le montant).

Suivi comptable et budgétaire

Il/elle assure les opérations comptables : suivi et contrôle des factures, paiement, classement, lien avec le cabinet comptable, la CAVIMAC, suivi administratif du FSI et de l’APA. Sous la responsabilité de l’économe générale, il/elle participe à la construction du budget prévisionnel (dépenses personnelles des sœurs hors budget de maison). Le budget est validé par l’Institut. Il/elle en garantit le respect via les outils informatiques fournis.

Il/elle optimise les achats (négociation, groupe d’achat) et fait valider les commandes par la supérieure locale.

Représentation et communication

Il/elle est l’interlocuteur privilégié des partenaires et institutions extérieures pour les services de la maison et transmet les informations nécessaires à la vie commune.

Responsabilité et coopération

La concertation avec la supérieure locale est essentielle ; une réunion hebdomadaire aura lieu. Il/elle peut être invité(e) au conseil local, lieu de coordination de la vie de la Fraternité. La supérieure locale reste responsable de la communauté, doit être informée de la santé des sœurs et demeure la personne de confiance en cas d’hospitalisation.

Profil recherché

Compétences attendues

Formation : niveau 6 (licence, master 1 ou diplôme professionnel).
Savoir-être : respect des choix de la Fraternité, promotion de la vie des personnes âgées en habitat communautaire, capacité de coopération, souplesse organisationnelle et relationnelle.
Savoir-faire : management des services avec participation des sœurs, connaissance des pratiques d’aide/soins à domicile, gestion matérielle (travaux, maintenance, contrôles), maîtrise des procédures administratives et comptables, pack office, expérience en responsabilité. 

Conditions de mise en œuvre

Le/la salarié(e) exerce avec l’appui des services internes du prestataire. Temps partiel à 108.33h/mois. Présence du lundi au vendredi (ponctuellement samedi). Le prestataire fournira une estimation du coût détaillée.

Réf: 7458dc27-2143-4bdc-92ce-a6aca6e4333d