Protection of personnel data

Le 22 décembre 2021,

Table des matières

1. Introduction

2. Notions générales sur les données personnelles

3. Pourquoi ASN traite-t-elle vos données personnelles ?

4. Quelles sont les catégories de données personnelles collectées par ASN ?

5. Tous les traitements sont-ils permis ?

6. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

7. Transferts internationaux de données personnelles

8. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

9. Quels sont vos droits ?

10. Caractère obligatoire

11. Qui contacter ?

12. Responsable du traitement de vos données personnelles

13. Vos responsabilités

1 Introduction

Le règlement (UE) 2016/679 (dit « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et, en France, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (dite « loi informatique et libertés »)instaurent un régime de protection des données personnelles. D’autres pays membres de l’Union européenne ont également adopté des lois en la matière. Le RGPD, complété par les lois nationales éventuellement applicables, fournit un cadre de référence pour les traitements de données personnelles effectués par ASN.

Cette note a pour objet de vous fournir des informations concernant la façon dont ASN traite vos données personnelles dans le cadre du recrutement. Elle précise quel type de données personnelles ASN est susceptible de traiter, pourquoi ces données sont traitées et de quels droits vous disposez. Cette note s’applique au traitement de données personnelles automatisé ou non (par exemple à des systèmes de fichiers papier).

2 Notions générales sur les données personnelles

Un certain nombre de termes clés sont employés dans cette note :

• « Donnée personnelle » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou pouvant l’être.

• « Traitement » désigne une opération réalisée sur des données personnelles, comme par exemple la collecte, la consultation, la modification ou le stockage.

• « Responsable du traitement » désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

• « Sous-traitant » désigne la personne qui réalise un traitement pour le compte d’un responsable du traitement.

• « Finalité du traitement » désigne la raison pour laquelle les données personnelles sont traitées.

• « Moyens du traitement » désigne les méthodes et outils utilisés pour réaliser le traitement.

• « Personne concernée » désigne la personne à laquelle se rapportent les données personnelles considérées.

• « Données sensibles » désigne les données personnelles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale ainsi que les données génétiques, les données biométriques utilisées aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

3 Pourquoi ASN traite-t-elle vos données personnelles ?

Voici une liste des finalités pour lesquelles ASN traite vos données personnelles :

• La gestion du recrutement, incluant :
- L’évaluation de votre candidature ;
- La vérification de vos antécédents, tels que vos emplois précédents et diplômes ;
- L’organisation des entretiens de recrutement ;
- La préparation de votre contrat de travail dans le cas où votre candidature est retenue ; et
- La constitution d’une CV-thèque.

Lorsqu’ASN décide de traiter des données personnelles pour une finalité autre que celle pour laquelle elles ont été initialement collectées, elle vous informera de cette nouvelle finalité.

4 Quelles sont les catégories de données personnelles collectées par ASN ?

Les catégories de données personnelles pouvant être collectées par ASN dans le cadre de votre candidature sont notamment :

• Les informations d’état civil et concernant votre vie personnelle, telles que vos nom, adresse personnelle, numéros de téléphone, adresse courriel, date et lieu de naissance, nationalité.

• Les informations concernant votre vie professionnelle, telles que vos CV, parcours professionnel, des informations concernant vos formations, diplômes et certificats d’aptitudes professionnelles, des références de tiers et des vérifications d’antécédents.

• Votre image, telle qu’une photographie éventuellement apposée sur votre CV ou les images de vidéosurveillance dans les locaux d’ASN.

• Les informations financières, telles que votre rémunération actuelle, vos prétentions salariales.

• Les informations de nature technique, tel que vos identifiants utilisateur et mots de passe sur le site de recrutement d’ASN, les informations nécessaires à l’établissement d’un badge lors d’un éventuel entretien se déroulant sur un site d’ASN.

• Les contenus produits par vous, tels que des photos, des vidéos, des commentaires, des nouvelles, des articles de journaux et des informations vous concernant ou concernant d’autres personnes, publiés par vous sur internet.

5 Tous les traitements sont-ils permis ?

Le RGPD n’autorise pas tous les traitements. De manière générale, seuls ceux respectant au moins une des conditions de la liste suivante sont autorisés. On parle alors de base légale.

• La personne concernée a consenti au traitement.

• Le traitement est nécessaire pour les besoins d’un contrat auquel la personne concernée est partie.

• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique.

• Le traitement est nécessaire pour les besoins d’une mission d’intérêt public.

• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou un tiers.

Dans le cadre du recrutement, ASN fonde le traitement de vos données personnelles sur son intérêt légitime, qui consiste à recruter des candidats correspondant aux besoins d’ASN.

Le RGPD interdit le traitement de données sensibles sauf dans des cas particuliers qui sont spécifiquement encadrés. En effet, ces données sont, par nature, particulièrement sensibles du point de vue des libertés et des droits fondamentaux et méritent une protection spécifique, car le contexte dans lequel elles sont traitées pourrait engendrer des risques importants pour ces libertés et droits.

D’autres lois ou règlements, tels qu’en France le Code civil ou le Code pénal, peuvent aussi imposer des limites au traitement de certains types de données personnelles. Par exemple, il peut être nécessaire de demander le consentement de la personne concernée pour l’utilisation de son image.

6 Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

ASN s’assure que vos données personnelles ne sont accessibles qu’à des personnes ayant un besoin identifié de les connaître, en mettant en place des mesures de contrôle d’accès.

Vos données personnelles seront accessibles au personnel de la RH en charge du recrutement ainsi qu’aux collaborateurs du service recruteur.

En outre, ASN est susceptible de transmettre vos données personnelles aux destinataires suivants :

• Des entreprises du groupe NOKIA et des sociétés tierces autorisées : ASN peut partager vos données personnelles avec d’autres entreprises du groupe NOKIA et avec des entités extérieures au groupe, qui traitent les données personnelles pour le compte d’ASN, fournissent des services au personnel d’ASN ou traitent des données personnelles pour leur propre compte. Dans tous les cas, ASN s’assure qu’il existe un besoin identifié de leur transférer vos données personnelles.

Les entités extérieures incluent, par exemple :

- Assureurs ;
- Prestataire du service médical ; et
- Prestataire de sécurité en charge de l’accès au site d’ASN, y compris de la vidéosurveillance et de l’établissement des badges.

Lorsqu’ASN a recours à un sous-traitant, elle met en place un contrat avec lui afin de protéger vos données personnelles et notamment d’interdire tout traitement qui n’aurait pas été décidé par ASN.

• Des autorités publiques et organismes exerçant une mission d’intérêt public : ASN peut être obligée par la loi à divulguer vos données personnelles à certaines autorités ou autres tiers, par exemple l’administration du travail, les forces de l’ordre ou toute autre entité en charge du respect de la loi agissant dans le cadre de ses fonctions.

7 Transferts internationaux de données personnelles

ASN peut parfois transférer vos données personnelles dans des pays situés en dehors de l’Union européenne. Certains de ces pays sont reconnus par la Commission de l’Union européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles, par le biais d’une décision d’adéquation. Lorsqu’ASN transfère vos données personnelles dans un pays qui n’a pas fait l’objet d’une décision d’adéquation, elle met en place des garanties appropriées pour fournir une protection adéquate à vos données personnelles. Ces garanties peuvent prendre la forme de clauses contractuelles types de protection des données personnelles approuvées par la Commission européenne.

8 Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

ASN ne conserve vos données personnelles que pour la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Dans la plupart des cas, les données personnelles seront conservées durant le processus de recrutement, puis archivées pendant la durée légale. Elles peuvent également être conservées le cas échéant pour des durées conformes aux dispositions sectorielles ou aux recommandations des autorités de contrôle compétentes en matière de protection des données personnelles.

9 Quels sont vos droits ?

Concernant le traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : vous avez le droit de demander l’accès à vos données personnelles traitées par ASN.

• Droit de rectification et d’effacement : vous avez le droit de demander la rectification et l’effacement de vos données personnelles traitées par ASN. Vous pouvez aider ASN à tenir vos données personnelles à jour en l’informant en cas de changement de celles-ci.

• Droit à la limitation : vous avez le droit de demander à ASN la limitation du traitement de vos données personnelles, c’est-à-dire que vos données personnelles conservées soient marquées en vue de limiter leur traitement futur.

• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à ce qu’ASN traite vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière.

• Portabilité des données : lorsqu’ASN traite vos données sur la base de votre consentement ou d’un contrat avec vous et à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à ASN dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement, et vous avez le droit d’obtenir qu’ASN les lui transmette directement lorsque cela est techniquement possible.

• Droit au retrait du consentement : lorsqu’un traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer ce consentement, sans que ce retrait ne puisse avoir d’effet rétroactif.

• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : si vous considérez qu’un traitement constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle compétente est la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL).

Si vous envisagez d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, ASN vous invite à lui faire part auparavant de vos remarques, questions ou réclamations en contactant le délégué à la protection des données (voir paragraphe 11 ci-dessous).

10 Caractère obligatoire

ASN vous donnera des informations sur la question de savoir si l'exigence de fourniture de vos données personnelles a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d'un contrat et si vous êtes tenu de les fournir, ainsi que sur les conséquences éventuelles en cas de refus de votre part de les fournir.

11 Qui contacter ?

Vous pouvez accéder à vos données, poser vos questions concernant la gestion des données personnelles au sein d’ASN, obtenir la copie des garanties mentionnées au paragraphe 7 ci-dessus et exercer la plupart de vos droits décrits ci-dessus en contactant le délégué à la protection des données à l’adresse privacy@asn.com ou par courrier à l’adresse suivante :

Alcatel Submarine Networks

Direction Juridique et Conformité

A l’attention du Délégué à la Protection des Données

Route de Villejust

91620 Nozay

Avant de traiter votre demande, ASN peut avoir besoin de vous identifier, par exemple en vous demandant une preuve d’identité. ASN répondra à votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois, ce délai pouvant être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

12 Responsable du traitement de vos données personnelles

Le tableau suivant indique les coordonnées des entités du groupe ASN pouvant agir en tant que responsable de traitement.

13 Vos responsabilités

Lors du processus de recrutement, vous pouvez avoir accès à des données personnelles, telles que l’identité et les coordonnées de vos contacts chez ASN. Vous devez traiter ces données personnelles en assurant leur confidentialité, par exemple en ne les diffusant qu’à des personnes ayant besoin d’y avoir accès.

Si vous fournissez des données personnelles à propos de membres de votre famille, ayants droits ou autres tiers (par exemple pour les contacts d’urgence), ASN vous demande de leur fournir les informations relatives au traitement effectué.