Assistant(e) de Direction F/H

L'entreprise

Rue Aristide Bruant, à deux pas des Abbesses, Monsieur Aristide est un hôtel 4 étoiles posé sur la Butte. Une maison de rêve et de poésie, 25 chambres et 4 suites, qui s'ouvre sur une terrasse cachée et un jardin intérieur. Un hôtel signé par Marion Collard, qui mêle les styles, les époques et les objets chinés.

Description du poste

L’Assistant(e) de Direction seconde directement le Directeur dans le pilotage quotidien de l’hôtel. Dans une 
maison de 25 chambres, ce poste est volontairement polyvalent : il combine présence opérationnelle en 
réception, suivi des équipes, coordination technique, gestion des prestataires, contrôle qualité et appui 
administratif.

L’objectif est d’assurer une continuité de management, une excellente expérience client et un suivi rigoureux 
de l’établissement, y compris en l’absence du Directeur.

Missions principales

1. Réception & expérience client

• Participer pleinement aux opérations de réception : check-in, check-out, accueil téléphonique et 
physique, renseignements, conciergerie de premier niveau et gestion des demandes clients.
• Maîtriser et utiliser OPERA Cloud au quotidien : réservations, profils clients, rooming, facturation, 
débiteurs, traces, commentaires, rapports et contrôles de cohérence.
• Superviser la qualité de l’accueil et intervenir sur les situations sensibles, réclamations, gestes 
commerciaux et demandes VIP, dans le respect des consignes de la Direction.
• S’assurer de la bonne circulation des informations entre réception, étages, petit-déjeuner / bar et 
Direction.
• Pouvoir prendre un shift de réception ou remplacer ponctuellement un collaborateur lorsque l’activité 
l’exige.

2. Appui à la Direction & suivi des équipes

• Être le relais quotidien de la Direction auprès des équipes et contribuer à faire appliquer les procédures, 
standards de service et consignes internes.
• Participer au suivi des salariés : intégration des nouveaux arrivants, transmission des plannings, contrôle 
des présences, retards et absences, remontée des anomalies et suivi des points opérationnels.
• Aider à préparer les briefings, points d’équipe, entretiens de suivi et éléments nécessaires aux dossiers 
RH, sans se substituer aux fonctions administratives ou paie lorsqu’elles sont externalisées.
• Veiller au bon comportement professionnel, à la présentation des équipes, au respect des standards 4 
étoiles et à la qualité de la communication interne.
• Assurer une continuité managériale en l’absence du Directeur et savoir prioriser les urgences avec 
discernement.

3. Suivi technique & maintenance de l’établissement

• Tenir à jour un suivi clair des incidents techniques : chambres, parties communes, équipements, sécurité, 
plomberie, électricité, climatisation / chauffage, serrurerie, etc.
• Organiser et suivre les rendez-vous avec les techniciens, sociétés de maintenance et prestataires ; donner 
accès aux zones concernées et contrôler la bonne réalisation des interventions.
• Effectuer des contrôles réguliers de l’établissement et signaler immédiatement toute anomalie pouvant 
impacter le client, la sécurité ou l’exploitation.
• Suivre les devis, comptes rendus d’intervention et actions restant à réaliser, avec relances si nécessaire.
• Anticiper autant que possible la maintenance préventive et limiter l’indisponibilité des chambres.

4. Qualité, propreté & standards 4 étoiles

• Contrôler ponctuellement les chambres, couloirs et espaces communs afin de garantir un niveau 
constant de propreté, de présentation et de maintenance.
• Collaborer étroitement avec les équipes d’étages et de réception pour traiter rapidement les chambres 
hors service, défauts de ménage et demandes particulières.
• Participer au suivi des objets trouvés, stocks opérationnels, consommables clients et besoins de réassort.
• Contribuer au respect des obligations de sécurité, des procédures internes et de la confidentialité des 
informations clients.

5. Prestataires, fournisseurs & administration courante

• Planifier et suivre les rendez-vous de fournisseurs, sociétés de contrôle, livraisons et interventions 
extérieures.
• Centraliser les documents opérationnels : bons d’intervention, devis, commandes, factures à transmettre, 
contrats ou échéances à surveiller.
• Effectuer les relances nécessaires et tenir la Direction informée de l’avancement des dossiers.
• Participer au suivi des commandes et des stocks lorsque cela concerne l’exploitation quotidienne de 
l’hôtel.

6. Commercial & vie de l’hôtel

• Contribuer au traitement des demandes particulières, groupes, privatisations ou événements de petite 
capacité en lien avec la Direction.
• Veiller à la bonne préparation des arrivées importantes et au partage des informations nécessaires aux 
équipes.
• Participer à la fidélisation client et à la réputation de l’établissement par une présence professionnelle, 
réactive et chaleureuse.

Profil recherché

Expérience & compétences

• Expérience préalable indispensable en réception 
d’un hôtel 4 étoiles ou d’un établissement de 
niveau comparable.
• Maîtrise opérationnelle du PMS OPERA Cloud 
indispensable.
• Bonne compréhension du fonctionnement global 
d’un hôtel : réception, réservations, housekeeping, 
maintenance, facturation, sécurité et relation 
client.
• Très bon niveau de français et anglais 
professionnel courant ; une langue supplémentaire 
est appréciée.
• Aisance avec les outils bureautiques, messageries, 
tableaux de suivi et procédures administratives 
simples.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, à 
hiérarchiser et à assurer un suivi jusqu’à 
résolution.

Qualités attendues

• Sens du service et vraie culture de l’hospitalité.
• Fiabilité, ponctualité, discrétion et confidentialité.
• Autonomie, réactivité et capacité à prendre des 
décisions dans le cadre défini par la Direction.
• Esprit d’équipe, diplomatie et capacité à faire 
passer des consignes avec tact et fermeté.
• Goût du terrain : le poste ne se limite pas au 
bureau et implique une présence active dans 
l’hôtel.
• Sens du détail, de l’anticipation et du suivi

Organisation & attentes du poste

Indicateurs de réussite :

• Fluidité de l’exploitation quotidienne et qualité de transmission des informations.
• Diminution des sujets non suivis, retards de relance et incidents récurrents.
• Bonne tenue de l’établissement et rapidité de résolution des problèmes techniques.
• Qualité constante de l’accueil, satisfaction client et gestion professionnelle des situations délicates.
• Fiabilité du suivi des équipes et respect des procédures internes.
• Capacité à décharger réellement le Directeur des sujets opérationnels tout en l’alertant au bon moment

Réf: db760105-ae71-44e1-84ab-7c7fc4dafe19