Office Manager F/H

L'entreprise

L’association Ensemble Paris Emploi Compétences a été créée le 1^er janvier 2016. Elle est issue de la fusion du PLIE Nord-Est et de la Maison de l’emploi de Paris suite à la volonté conjointe de l’État et de la collectivité parisienne.

L’EPEC a pour ambition d’être un levier majeur de mise en œuvre et déclinaison sur le territoire parisien des politiques publiques de l’emploi.

Elle a pour vocation de développer ses axes d’intervention en cohérence avec les principaux acteurs de l’emploi, et en accord avec les priorités stratégiques de la Ville de Paris, de l'Etat et du Service public de l’emploi.

L’EPEC vise dans ce cadre l’émergence et la pérennisation d’actions innovantes, dans une logique de décloisonnement des approches d’insertion, d’emploi, de responsabilité sociale des entreprises et de Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement, la Direction Administrative et Financière recrute un(e) Office manager.

Mission :

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, l’Office manager aura un rôle de coordination des services. Il/elle sera en charge de l’assistanat administratif du Codir (Comité de direction) et de la gestion opérationnelle des Services généraux.

L’Office manager aura pour activités principales :

L’assistanat auprès des directions (Codir) :

• Etre en charge de toutes les opérations administratives
• Traiter le courrier (postal et électronique)
• Classement et archivage des dossiers (papier et informatique)
• Organiser et gérer le travail administratif des différents services
• Organiser des évènements (séminaires, repas de fin d’année, instances…)
• Accueil des visiteurs

Services généraux :

• Appliquer et faire respecter les normes et procédures en vigueur (sécurité, RGPD, …)
• Piloter les travaux d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux et du matériel
• Gestion des achats des services généraux
• Suivi des stocks (matériels et fournitures)
• Négociations et planification des interventions avec les fournisseurs
• Suivi des contrats

Profil recherché

De formation bac +2/bac+3 (en fonction du profil et de l’expérience) minimum, vous justifiez de plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire.

• Avoir le sens des priorités
• Aisance relationnelle
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Gestion de projets
• Sens de l’écoute
• Capacité d’adaptation
• Maîtrise des suites bureautiques
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

Formation : BTS/BUT/DUT/Master office Manager, Assistant.e de direction, GEA, etc.

Nature du contrat : CDI

                                 Temps plein

                                 Statut cadre

Convention collective des Missions Locales et PAIO appliquée

Avantages

• Tickets restaurant
• Télétravail possible (ponctuellement)
• 12 jours de RTT
• 30 jours de congés
• 4 jours offerts
• Prime de fin d’année

Réf: dc0bbfab-02f1-4339-807b-8216896b6367