Secrétaire administratif F/H

Description de l'entreprise

Depuis 1993, l’ESAT de l’Élan accueille des adultes bénéficiant d’une orientation professionnelle de la CDAPH vers le milieu protégé. L’ESAT a conçu des projets en cohérence avec la réalité du monde du travail en entreprise afin de permettre la mise en place d’une réinsertion sociale et professionnelle aux personnes en situation de handicap ou souffrant de troubles psychiques suffisamment stabilisés.

Réparti sur quatre sites proches les uns des autres dans le 13è arrondissement, il accueille les personnes sur décision CDAPH (Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées).

L’ESAT propose les prestations commerciales suivantes :

• Pressing des Peupliers
• Blanchisserie
• Conditionnement
• Bureautique/PAO
• Restaurant
• Cafétéria
• Activité de manutention/maintenance

En savoir plus

Description du poste

L’ESAT de l’Elan, établissement médico-social de la Fondation l’Elan Retrouvé, recherche un(e) secrétaire administratif (H/F) à temps plein (35 heures) en contrat à durée indéterminée. Le poste est à pourvoir de suite.

L'ESAT de l'Elan est situé dans le 13ème arrondissement de Paris.

Missions du poste: (Liste non-exhaustive) :

Effectuer le secrétariat du directeur de l’ESAT et des adjoints de direction. Gérer le standard de l’ESAT et présenter les appels auprès des personnes concernées. S’occuper des payes des travailleurs handicapés et des charges sociales y afférant. Pour cela il devra effectuer un relevé journalier des absences des travailleurs handicapés en liaison avec les moniteurs d’atelier et les différents secrétariats de l’ESAT. Réaliser les factures de la partie commerciale, vérifier le paiement de celles-ci et déclencher les relances nécessaires en collaboration avec le comptable de l’ESAT et le directeur. Faire un état régulier auprès de la direction et des ETS des informations nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement.

Compétences liées au poste :

• Assurer l'accueil physique et l'information des usagers et des visiteurs ;
• Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques ;
• Collecter les informations concernant les paies des travailleurs et réaliser la préparation des paies ;
• Collecter les informations concernant les paies des salariés pour transmission à la direction ;
• Gérer les arrêts maladies et assurer les reprises de travail des travailleurs ;
• Gérer les arrêts maladie et la subrogation des salaires ; s’assurer du paiement des indemnités journalières ;
• Assurer le suivi des inscriptions et des radiations de la mutuelle des travailleurs ;
• Compléter les imprimés CAF et CRAMIF des travailleurs ;
• Réaliser les diverses attestations demandées ;
• Participer aux instances représentatives des travailleurs et assurer les comptes rendus ;
• Réaliser le suivi des présences de l’encadrement ;
• Réaliser la préparation des factures repas des encadrants ;
• Réaliser et mettre à jour les plannings des salariés, préparer, gérer et classer les demandes de congés des salariés et tenir à jour le logiciel de gestion des absences ;
• Réaliser les commandes de fournitures de bureau pour l’ensembles de l’ESAT, hormis pour sa partie commerciale, gérer les stocks des cartouches d’imprimantes ;
• Dépouiller les informations spécifiques à la comptabilité de la section commerciale de l’ESAT ;
• Saisir informatiquement les données comptables dans le logiciel spécifique de comptabilité ;
• Saisir informatiquement les données liées aux salariés dans le logiciel de GRH ;
• Réaliser les factures des ateliers, suivre leur règlement et effectuer les relances nécessaires en collaboration avec le comptable ;
• Assurer le classement et l’archivage quotidien des documents ;
• Assurer le traitement matériel du courrier (enregistrement, suivi, envoi journalier…) et la diffusion d’informations ;
• Renseigner les services ou les clients sur les informations concernant la Fondation l’Élan retrouvé et l’ESAT ;
• Contribuer à l’organisation des réunions (diffusion des ordres du jour, compte rendu…) ;
• Assurer la gestion du temps (agenda, réunion…) ;
• Etablir et gérer la base de données des travailleurs.

Rémunération :

La rémunération est fixée par la CCN51 et varie selon l'ancienneté acquise.

Autres avantages :

Prime semestrielle + CSE

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat Sciences Médico-sociales, BTS secrétariat CAP, BEP secrétariat.

Connaitre le vocabulaire technique de la comptabilité ;

Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif ;

Maîtriser les techniques bureautique et informatique ;

Maîtriser les techniques de base de gestion comptable et de la réglementation administrative ;

capacité de travail en équipe ;

Polyvalence;

Respecter la confidentialité des informations traitées ;

Organisation ;    

Prise d'initiatives.

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