Assistant de Direction F/H

L'entreprise

Le temps partagé, vous connaissez ?

C'est l'autre mode d'emplois, autrement dit le fait de travailler dans plusieurs entreprises à la fois avec un seul contrat de travail.

Hélys, groupement d’employeurs de l’Ille et Vilaine, implanté depuis 12 ans sur les bassins de Rennes et de Vitré, vous propose un emploi sur mesure, réparti en plusieurs missions, sur un temps de travail que vous choisissez.

Créé en 2007, Hélys compte aujourd’hui une soixantaine de salariés et plus de 140 entreprises adhérentes. Une vraie structure dynamique pour donner un nouvel élan à votre carrière !

Nos entreprises, TPE-et PME, font appel à Hélys pour recruter des compétences sur des temps réduits (1 à 3 jours par semaine). Grâce à Hélys, les entreprises trouvent du renfort pour leurs équipes dans tous les domaines : Comptabilité, Ressources Humaines, Qualité, RSE, Commercial, Assistant Gestion, Production, etc.

Description du poste

Nous recherchons pour deux de nos adhérents, cabinet spécialisé dans l'accompagnement stratégique de dirigeants et jeune start-up spécialisée dans la Recherche et le Développement, un Assistant de Direction F/H.

Véritable appui de la direction, vous prenez en charge la gestion administrative courante de chaque structure. Si vous appréciez la polyvalence et la diversité des missions, ce poste est fait pour vous ! 

Ainsi, vos missions s'articuleront notamment autour de : 

• Assistanat et Gestion administrative : 

Assister un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leurs activités ; 

Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...) ; 

Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers le bon interlocuteur ; 

Gérer les courriers, les mails, les plannings et les prises de rendez-vous ; 

Traiter et constituer les dossiers administratifs ; 

Classer et archiver les dossiers ; 

Consolider les heures, les absences maladies ou CP des salariés pour la préparation paie et faire le lien avec le cabinet RH-social.

• Gestion comptable : 

Réaliser les devis et établir les facturations ; 

Gérer le suivi des règlements et relancer les clients si nécessaires ; 

Assurer les relations avec le cabinet d'expert-comptable ; 

• Gestion commerciale et relation clients : 

Préparer les réponses aux appels d'offres, les trames de cahiers des charges ; 

Effectuer le suivi des dossiers clients ; 

Gérer la mise à jour des tableaux de bord et reporting d'activité

• Communication : 

Animer le site internet et les réseaux sociaux ; 

Participer à l'organisation des événements clients et prospects.

Profil recherché

Idéalement issu(e) d'une formation Bac+2/+3 en assistanat de gestion et/ou de direction, vous avez acquis une expérience de minimum 2 ans sur le même type de poste.

Vous savez faire preuve de réactivité et d'adaptabilité ; votre sens de l'organisation vous permet de passer facilement d'un dossier à un autre. Votre polyvalence et votre autonomie seront de véritables atouts pour réussir la prise en charge des différentes missions.

On vous reconnaît un bon sens de la communication et du dialogue.

Vous avez la maîtrise des outils bureautiques et vous êtes à l'aise avec l'apprentissage de nouveaux logiciels.

Ce poste est à pourvoir immédiatement à raison de 3 jours par semaine dans un 1er temps et pourra être complété par d'autres missions si besoin.

Réf: c3b8a9ef-9495-45f4-554e-08d9be2956b2