Assistant administratif F/H

Description de l'entreprise

Description du poste

Dans le cadre de son développement, l’école recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour son cursus Ingénieur à LYON. Le poste est à pourvoir à mi-temps.

Les principales missions confiées, en collaboration et sous supervision de la responsable des affaires administratives du parcours ingénieur, seront les suivantes : 

Missions principales :

Au sein de l'école, l'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative et le suivi des étudiants tout au long de leur parcours. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service scolarité en garantissant la qualité des informations et le respect des procédures administratives.

Organisation pédagogique :

• Participer à la préparation logistique des rentrées et événements pédagogiques.
• Participer à la gestion des emplois du temps et à leur diffusion ainsi qu'à la réservation des salles de cours (Excel + logiciel interne).
• Faciliter les conditions logistiques des intervenants (installation des salles, vidéoprojecteurs, ordinateurs). Si nécessaire, formation des intervenants à l’utilisation des outils pédagogiques (Office 365, dont Teams + plateforme pédagogique, LMS « Moodle »).
• Assurer le lien avec les étudiants et les différents services de l'école (service des relations entreprises, service des relations internationales,etc).
• Maintenir, en roulement avec l’équipe, une présence administrative pendant les heures d’ouverture de l’école.

Gestion administrative des étudiants et suivi de scolarité :

• Gérer les dossiers étudiants : contrôler la conformité des pièces administratives et relancer les étudiants si nécessaire.
• Editer de documents à l’attention des élèves ou enseignants (suivi de la scolarité des élèves, relevés de notes, bulletins, lettres d’avertissement, convocations …).
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des élèves, intervenants et visiteurs.
• Répondre aux demandes d’information relatives aux cursus et à la vie académique.
• Assurer le suivi des absences et des justificatifs et alerter la direction en cas d’insuffisances de certains élèves.
• Contribuer à la préparation des conseils de classe.

Organisation des examens :

• Participer à la préparation administrative des sessions d’examens.
• Préparer les feuilles d’émargement, la répartition des élèves dans les salles et les documents d’épreuve.
• Assurer le suivi administratif des résultats (traitement des notes à l'aide d'un logiciel interne).
• Veiller au respect des procédures et du règlement interne.

Gestion administrative du service

• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Rédiger des documents internes au service : compte-rendu de réunions…
• Participer à la gestion des fournitures et du matériel pédagogique.
• Contribuer à l’amélioration des processus du service scolarité.
• Si nécessaire, participation aux Journées Portes Ouvertes et autres événements internes de l’école.

Les tâches décrites ci-dessus peuvent être amenées à évoluer en fonction du développement de l’école.

Profil recherché

Compétences requises :

- Titulaire d’un diplôme bac+2/3 en gestion-administration, assistanat de direction, gestion des organisations ou équivalent.

- Une première expérience dans l’enseignement supérieur ou la formation serait appréciée.

- Aisance avec les outils bureautiques (Microsoft 365 : Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Qualités :

- Bon relationnel, proactivité, organisation et rigueur.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Qualités rédactionnelles et orthographe soignée.

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Avantages

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Réf: 8ccd36a5-6c41-45e8-9709-985bcf7f08f4