Assistant administratif des relations internationales F/H

L'entreprise

GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L’école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l’entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.

Description du poste

Nous recherchons pour l'EPITA basée au Kremlin-Bicêtre, un.e assistant.e de développement commercial. 

Vos principales missions seront les suivantes :

Missions liées à la mobilité sortante :

• Accompagner les étudiants dans l'accomplissement de leurs démarches administratives avant, pendant et après la mobilité (suivi par téléphone/courrier et mise à jour des informations via excel et Sharepoint)

• S'occuper de la création et de la délivrance de documents administratifs requis avant candidature et début de mobilité tels que les relevés de notes et toutes les attestations      nécessaires pour l’admission, l’obtention d’un visa, d’un passeport, des assurances ou d’autre démarche liée à la mobilité internationale.

• Assurer un bon suivi du statut des mobilités par semestre en mettant à jour la base de données et les dossiers de chaque étudiant afin de transmettre ces informations à la        Direction pédagogique et valider l’expérience à l’international

• Traitement des emails en répondant aux diverses questions des étudiants 

• Participer à la coordination des jurys d’attribution de destinations (traitement des données via excel, relances des étudiants, transmission des données inter-campus et inter-   services)

• Développer du matériel didactique pour améliorer l’accompagnement des étudiants en mobilité sortante (tutoriels en ligne, présentations PPT, bulletins d'information, etc.) afin de soutenir la coordination de la mobilité sortante.

Missions liées à la mobilité entrante : 

• Participer aux actions de promotion de l’EPITA à l’international à travers la réalisation de webinaires en ligne auprès d’un public international. 

• Aider à la mise en place du programme Epi Buddy pour améliorer l’accueil des étudiants internationaux (mise en place d'une procédure de recrutement et création de matériel    pédagogique pour former les étudiants de l'EPITA, etc)

• Soutenir le processus d'accueil des étudiants venant pour des programmes courts (échanges et programmes d'été)

• Aider à la coordination et au traitement des dossiers des étudiants internationaux (Mise à jour base de données, badges, création de compte, welcome pack etc.. 

• Participer aux réunions d'intégration et suivre les étudiants pendant leur semestre à l'EPITA

• Rédiger des supports d’information en français et en anglais pour la promotion des programmes de mobilité

• Participation à des événements organisés pour tous les étudiants internationaux.

Activités associées : 

• Etablir les bilans et statistiques sur les indicateurs relatifs à l’activité du service
• Développement des réseaux sociaux (instagram, LinkedIn…)

• Création des newsletters internes et externes

• Mettre à jour le site web et la brochure en lien avec le département de Communication

• Être la référente RSE et Qualité

• Participations aux différents évènements de l’école et du service :

- Actions de promotion : JPO, SALONS Evènements pédagogiques : réunion de rentrée, réunion pédagogique, réunions d'information

- Evènements institutionnels : Accueil partenaires, délégation internationale, ErasmusDays, forum international

Profil recherché

Expérience et compétences requises :

• Connaissance de l'environnement international
• Connaissance de différents programmes internationaux et européens de coopération
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais est indispensable (Niveau C1 requis au minimum). Une troisième langue serait un plus.
• Excellente connaissance MS Office : Excel, Word et PPT

Savoir-être : 

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Être force de propositions
• Savoir travailler en équipe et rendre compte de son travail
• Savoir travailler dans l’urgence
• Flexibilité : déplacements éventuels en France et à l’international

Ce que l’on vous offre :

• 6 semaines de congés payés

• Une participation aux bénéfices de l’entreprise

• Une carte ticket resto et une mutuelle prisent en charge à 60%

• Une journée de télétravail par semaine
• Un CE attractif

• Un partenariat avec Frichti pour vos pauses déjeuner

• La possibilité de travailler régulièrement le weekend sur des évènements commerciaux, rémunérés en heures supplémentaires

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Réf: 9bb49644-88b8-4673-a3bc-f082dabde934