Assistant formation pour l'executive education de l'EPITA F/H

L'entreprise

GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L’école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l’entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.

Description du poste

Nous recherchons pour l'EPITA  basée à La Défense, un.e Assistant.e formation pour l'executive education de l'EPITA.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion de l’accueil des clients

• Accueil des clients et des formateurs le matin lors d’une formation
• Gestion des badges d’accès (lorsque la formation est en présentiel)

Administratif clients

• Envoi des convocations
• Envoi des conventions de formation
• Envoi des enquêtes qualité
• Envoi des quiz de formation (début et fin de formation)
• Collecte des feuilles de présence

Administratif formateurs

• Ordre de mission
• Staffing (placement des formateurs selon projet de formation)
• (si besoin) Recrutement
• Récupération des supports de formation avant le début de la formation

Administratif formation

• Agenda/planning de formation
• Saisie des tableaux de suivi de formation

Comptabilité et facturation

• Gestion facturation clients
• Suivi des paiements et relance le cas échéant
• Gestion des factures fournisseurs
• Contrat de travail formateurs
• Contrat de prestation formateurs
• Mise à jour du bilan d’activité

Précisions formation(s) diplômante(s)

• Planification des intervenants et validation du planning
• Réception des CV et lettres de motivation
• Demande de création des compte EPITA
• Envoie des convocations des clients
• Envoie ordres de missions formateurs
• Gestion des présences et des absences
• Gestion de l’accueil
• Gestion des badges d’accès (lorsque la formation est en présentiel)
• Gestion des retours formateurs et clients
• Enquêtes qualité
• Auto-évaluation et gestion des notes
• Organisation de la soutenance
• PV de jury
• Gestion des tableaux CGE et France Compétences

Logistique

• Réservation jetons repas et café
• Commandes fournitures bureaux et formation
• Réservation des salles de cours
• Préparation des salles de cours

Autres

• Gestion de la plateforme (Microsoft Teams) en distanciel
• Gestion e-learning (inscriptions et suivi)
• Organisation des réunions avec le client
• Participation à la vie de l’école : JPO, salons, concours Advance, Advance parallèle, CPGE et 
  autres.

Profil recherché

• Excellentes capacités d’organisation et de rigueur
• ⁠Maîtrise des outils de bureautiques (notamment Excel)
• Polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe
• Proactivité
• ⁠Excellente maîtrise de la communication écrite et orale en français obligatoire
• Appétence pour les outils digitaux et collaboratif (Teams, …)

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Réf: 2c5fb6a6-04c7-48c3-9f21-293b1fdd4c3c