Chargé administratif des stages F/H

L'entreprise

Membre du Groupe IONIS, SupBiotech, créée en 2004, est l’école d’ingénieurs postbac qui résonne dans le domaine des biotechnologies. 

Nos diplômés intègrent le monde professionnel avec de solides compétences, une expérience à l’international et une maîtrise de l’anglais et de la gestion de projets.

Ils sont les futurs architectes des grandes révolutions dans le domaine de la santé, de l’environnement, de l’agroalimentaire ou de la cosmétique.

SupBiotech propose également un Bachelor en Biotechnologies pour former des assistants ingénieurs sur son campus parisien depuis 2021.

Description du poste

Rattaché-e à la Directrice des Relations Entreprises, vous participerez aux missions suivantes :

Missions :

• Mettre à jour les ressources du service des Relations Entreprises sur la plateforme pédagogique Moodle
• Gérer administrativement les stages stages  (Plus de 600 stages par an) 
• Elaborer les conventions de stage à partir de la plateforme de gestion de la scolarité
• Suivre les signatures
• Gérer les demandes administratives des étudiants et des entreprises
• Envoyer les informations aux tuteurs pédagogiques
• Gérer les accords de confidentialité
• Collecter les notes de stage et transmettre à la Direction pédagogique
• Mettre à jour les tableaux de suivi de recherches de stage
• Envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction auprès des élèves et des entreprises
• Organiser la logistique des soutenances de stage (une semaine en janvier, une journée en février, une semaine en septembre): gérer le planning, réserver les salles, commander les fournitures, réserver les équipements
• Suivre administrativement les contrats tuteurs:  recueil des renseignements, suivi des contrats avec les ressources humaines, déclaration des heures effectuées
• Interagir avec les autres services de l’Ecole (pédagogiques, relations internationales, admission) et les tuteurs pédagogiques
• Suivre la réglementation sur les stages auprès des instances de références (MESRI, DGESIP) et mettre à jour annuellement les modèles de convention de stage
• Faire un reporting hebdomadaire auprès de la Direction du Service des Relations Entreprises
• Travailler quotidiennement avec la Responsable des stages et de la préparation professionnelle et l’assistante administrative des stages en alternance (présence les mercredi, jeudi et vendredi)

Profil recherché

Nos  attentes :

• Formation Bac +3 à Bac+5 en gestion, management ou ressources humaines
• Un niveau d’anglais opérationnel est requis pour l’accompagnement des stages à l’étranger et le suivi des stages des étudiants internationaux
• Maîtrise Office 365 : très bonne maîtrise d’Excel (formule, tri), Word, PowerPoint
• Maîtrise des outils collaboratifs de travail (Sharepoint, Teams)
• Traitement statistique

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l’enseignement supérieur privé en France porté sur l’innovation et l’esprit d’entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d’ambitions, alors n’hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

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